Mettre en place des procédures d'achats formalisées

La mise en place d'une procédure formalisée est une étape essentielle de la professionnalisation des achats dans l'entreprise. Une telle démarche permet non seulement d'harmoniser les processus au sein d'une organisation, mais surtout de diffuser les bonnes pratiques achats auprès des clients internes. Dans un premier temps, il convient de dresser un état des lieux des pratiques en cours.

Étudier l'existant avant de définir des règles

Une erreur fréquente est, en effet, d'ignorer les procédures en vigueur dans l'entreprise - qui ne sont pas nécessairement mauvaises - et d'imposer un nouveau processus. L'analyse de l'existant permet ainsi d'identifier les collaborateurs concernés, de constater si les règles sont suivies (ou non, et dans ce cas de comprendre pourquoi) et de réfléchir à des pistes d'amélioration.

Dans un second temps, il est nécessaire de définir le périmètre - au sens large - des processus d'achats qui peuvent varier en fonction de critères géographiques (procédure mondiale, nationale voire locale) et des directions concernées. Ainsi, selon les procédures, les règles peuvent être plus ou moins souples et rédigées dans un langage plus ou moins technique. Cela dit, s'il n'existe pas de procédure-type, on doit retrouver les principales étapes de tout acte d'achat : la demande, le sourcing, l'appel d'offres, la négociation, la contractualisation et la commande. Les règles concernant la livraison, la facturation, voire la gestion des litiges peuvent être également définies.

Associer les clients internes

Pour que les procédures aient toutes les chances d'être appliquées rapidement, il est impératif d'impliquer les directions ainsi que les collaborateurs concernés - du moins, leurs représentants - dans leur élaboration. Si tout process d'achat formalisé revêt un caractère obligatoire, mieux vaut, en effet, lever tous les freins susceptibles de retarder son application. C'est pourquoi la mise en place de nouvelles règles doit faire l'objet d'une communication extrêmement soignée.

En outre, l'implication des directions opérationnelles permet au service achats de mieux comprendre l'environnement dans lequel évoluent les collaborateurs de l'entreprise, mais, surtout, d'éliminer les mauvaises pratiques. À noter que la forme est souvent négligée par rapport au fond. L'utilisation de codes couleurs ou encore de logos permet pourtant de faciliter l'appropriation des nouvelles règles. Au final, l'élaboration de procédures d'achats formalisées demande plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Une conduite du changement à ne surtout pas négliger.

L'expert

Arnaud Olszak

Olivier Wajnsztok est le directeur associé du cabinet AgileBuyer, spécialisé dans les achats stratégiques et opérationnels. AgileBuyer propose des équipiers achats.