5 clés pour optimiser vos achats non stratégiques

Les achats indirects représentent en moyenne 15 % des achats globaux des grandes entreprises mais également 50 % des commandes et près de 80 % des fournisseurs ! Un constat qui souligne le besoin d'optimiser ces achats. Pour en réduire les coûts, Manutan vous partage sa stratégie en 5 étapes.

Réduire les coûts des achats non stratégiques

Après une analyse de l'organisation de la direction des achats, des solutions techniques, des outils utilisés (ERP/P2P...) et bien sûr des besoins et des contraintes du terrain, il est nécessaire d'établir une stratégie de " saving " qui s'appuie sur cinq axes : le déploiement du contrat, l'offre, le portfolio de fournisseurs, la digitalisation, l'accès aux produits pour les utilisateurs.

Il ne s'agit pas de lancer des projets sur l'ensemble de ces leviers en même temps, mais bien de définir une véritable stratégie en planifiant des actions, définissant des objectifs de réduction des coûts d'acquisitions et des indicateurs qui permettront le suivi. Voici un scénario réaliste pour illustrer la mise en oeuvre de cette démarche...

N°1 : définir l'offre de produits la plus adéquate

Cette phase correspond à l'identification des produits à mettre à disposition des utilisateurs. L'objectif est de proposer les bons produits aux bons prix. Cela comprend :

- Le choix d'une offre large, ou au contraire d'une liste de produits définis

- La sélection des catégories de produits et des marques retenues : premium, milieu ou entrée de gamme

N°2 : déployer le contrat

Il est primordial que l'ensemble des utilisateurs soient informés de ce nouveau contrat, des contacts dédiés et des conseils mis à leur disposition. Le plan de déploiement se traduit principalement par :

- Un plan de visites des établissements les plus importants

- Une campagne d'appels auprès des utilisateurs

- Une opération d'information plus large (email, leaflet de présentation de l'offre et des services associés) réalisée par le fournisseur ou par l'entreprise elle-même

N°3 : rationaliser le portefeuille fournisseurs

Pour réduire les coûts associés à la gestion des fournisseurs, mais surtout pour réduire le nombre de commandes et les frais qui y sont associés, il est essentiel de réduire le nombre de fournisseurs. Le remplacement de nombreux petits fournisseurs par un seul distributeur avec une offre large permet pour le même volume d'achat de réduire le nombre de commandes tout en augmentant le nombre de lignes par commande.

N°4 : dématérialiser les transactions

La digitalisation permet de réduire considérablement le coût des transactions (recherche, commande et facture). En effet, les coûts d'une transaction standard s'élèvent à 95 € en moyenne alors que pour une transaction totalement digitalisée le budget peut être inférieur à 30 € grâce à l'e-procurement par exemple.

Dans l'idéal, l'évaluation des coûts de transaction est définie avec le client, puis validée par son contrôle de gestion. Sinon, il existe de nombreuses études sur le sujet qui permettent d'évaluer ce coût de transaction.

N°5 : s'adapter aux utilisateurs

Le dernier axe de réduction des coûts consiste à réduire le temps et les efforts des utilisateurs pour accéder réellement aux produits qu'ils ont commandés. Ainsi ils se dégagent du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela se traduit par l'amélioration des solutions de livraison ou bien la mise à disposition des produits proches des lieux de consommation, notamment à travers des distributeurs automatiques.

Toutes ces solutions permettent également de réduire les coûts de stockage, de transport et de réception. Sans compter que pour le cas des machines de distribution, on observe également la réduction de la consommation d'environ 30% !

Bien entendu, chacune de ces étapes est suivie dans le temps pour s'assurer que les objectifs sont atteints et sinon être en capacité de mettre en oeuvre des actions correctives. Un reporting spécifique est mis en place pour analyser les résultats de chaque levier avec un planning de suivi.

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