Favoriser la collaboration

Ces formations permettent également d'ouvrir une discussion avec les différentes parties prenantes afin d'instaurer de nouveaux processus dans tout le process de contract management. "Il n'y a pas véritablement de nouvelles procédures à mettre en place, mais de nouvelles étapes doivent apparaître dans le processus", indique Maître Franklin Brousse, avocat spécialisé dans les achats innovants chez Avocat+. Et de préciser : "La loi Sapin 2 oblige à connaître ses fournisseurs. Il s'agit alors de se renseigner sur eux, de les rencontrer régulièrement ... Le RGPD contraint, quant à lui, à négocier un accord sur la protection des données avec ses fournisseurs et à vérifier leur niveau de conformité à la loi".

La réforme du droit des contrats oblige, elle, à davantage de transparence et de traçabilité. Il est nécessaire, notamment, de prouver que les deux parties ont bien reçu toutes les informations nécessaires à chaque étape de la contractualisation. "Pour démontrer cela, il faut réunir des preuves. Ce qui oblige à une collaboration croissante entre les différentes parties prenantes autour des contrats", note Grégory Leveau (e²cm).

Le RGPD exige aussi de tenir des registres pour prouver que la réglementation a bien été suivie."Pour réussir ces obligations, une communication renforcée entre les juristes, la direction financière et les opérationnels est indispensable. Il s'agit, donc, de casser les silos pour traiter ces sujets transversaux, pluridisciplinaires", estime Grégory Leveau. Il invite à adopter la fonction de contract manager, qui permet d'avoir une vision holistique des contrats et non pas uniquement partielle. Cette fonction n'est pas forcément portée par une personne à plein temps, mais peut compléter les missions d'un employé de la direction juridique, par exemple.

Guidée ou non par un contract manager, cette collaboration contribue non seulement à répondre avec plus d'exactitude aux exigences des réformes déjà entrées en vigueur, mais aussi à anticiper les bouleversements qu'engendreraient de nouveaux règlements. "Se réunir régulièrement avec les juristes permet de faire le point sur les ordonnances votées et de mener une réflexion sur leur impact au niveau business. En effet, en matière de réglementation, les entreprises qui tirent leur épingle du jeu sont celles qui préparent l'arrivée de l'échéance en amont, et font évoluer leur organisation en fonction des opportunités et des risques que la réforme future peut apporter", remarque Adeline Fredizzi (Green Conseil). Elle cite l'exemple des opérateurs mobiles qui ont communiqué sur la portabilité du numéro pour en faire un avantage concurrentiel avant que la loi Hamon, qui la rendait obligatoire, entre en vigueur.

Pour se tenir au courant des évolutions qui touchent les contrats, les entreprises ont la possibilité de s'adresser à des conseils extérieurs (avocats). En outre, il peut être intéressant d'adhérer à des associations telles que l'Association française du contract management (AFCM).