DossierAchat d'intérim : les solutions pour dépenser moins

3 - Éviter les erreurs de facturation

Afin d'éviter les erreurs d'interprétation et de saisie, des outils codifient les variables de chaque client ou optimisent l'achat de prestations intellectuelles.

Les erreurs sont fréquentes, comme l'explique François Chauvin, directeur général de DirectSkills : "Souvent, les factures sont peu contrôlables et sans homogénéité, car exprimées dans le référentiel de chaque agence de travail temporaire et non dans celui du client et sans traçabilité complète, de la commande à la facture. Les entreprises manquent aussi de temps pour expliquer leurs règles de paie aux agences, ce qui génère des erreurs d'interprétation et de saisie."

La société propose ainsi de traiter les erreurs à la source, grâce à un logiciel qui codifie les variables de chaque client. Fini la mauvaise affectation de la qualification de l'intérimaire, le coefficient d'intérim erroné, ou le faux pas dans l'application des règles de paie - une heure de pause non rémunérée selon l'accord d'entreprise, et malgré tout facturée par l'agence, par exemple. "Un audit sur l'application des accords-cadres détecte, en général, une moyenne d'écart de facturation entre 0,4 et 2 %, sur le contrôle de l'application du coefficient uniquement, précise François Chauvin. Au global, notre solution fait gagner de 2 à 6 % sur la facture."

Optimiser l'achat de prestations intellectuelles

Autre outil à disposition des acheteurs, Pixid, plateforme d'optimisation d'intérim et d'achat de prestations intellectuelles. Le service "met en relation de manière dématérialisée les agences d'intérim et les entreprises", explique Étienne Colella, son président. Le principe : une application en SaaS, accessible uniquement par Internet, permettant aux clients, outre la fiabilisation des factures, la signature électronique des contrats de service, la réception des confirmations de commande, ou encore le reporting. "Quand le client se connecte, un paramétrage des contrats-cadres avec le taux à appliquer s'effectue automatiquement. Le contrôle de la facture peut se faire à tout moment, même a posteriori, grâce aux reportings qui se font directement sur la plateforme : il est ainsi possible de savoir qui a facturé quoi et de mettre à jour des KPI", précise le dirigeant.

Pour les grands comptes, la solution, qui a séduit un millier de clients, coûte entre 30 000 et 200 000 euros par an. Avec des économies de 1% à 3% de la dépense annuelle intérim. "Pour une entreprise qui achète pour 10 millions d'euros d'intérim par an, le gain annuel peut aller jusqu'à 300 000 euros", relève Étienne Colella.

Intégrer des indicateurs de performance

Enfin, il est possible, pour les services achats, de définir des indicateurs de performance dans les contrats, et d'appliquer des bonus ou des malus en fonction du degré d'atteinte des objectifs. "Nous apprécions, par exemple, le respect du calendrier convenu pour la paie ou le nombre de contrats non reçus par les intérimaires", indique Christophe Dupont. "Certains de nos clients imposent des critères de performance administrative dans leurs contrats, par exemple sur la fiabilité des factures", remarque aussi Alexandre Pham.
"Notre solution permet de mesurer certains indicateurs en standard, explique également François Chauvin : taux d'intérimaires ne se présentant pas en début de mission, taux de missions interrompues avant échéance, délais de réponse à une demande, pourcentage de candidats retenus, évaluation des missions avec critères paramétrables, délai de signature des contrats, etc."