Management - Les clés pour réussir vos entretiens d'évaluation

1- Bien préparer chacun des entretiens

Les entretiens annuels d'évaluation ne sont pas obligatoires mais pourtant réalisés dans la plupart des entreprises. Plus axés sur l'opérationnel que les entretiens professionnels (voir encadré), ils permettent de faire le bilan des performances des collaborateurs sur l'année écoulée et de fixer de nouveaux objectifs en cohérence avec la stratégie de l'entreprise. " L'exercice est souvent anxiogène. Pour les collaborateurs mais aussi pour les managers. La clé et donc de préparer très minutieusement chacun des entretiens ", conseille Anne-Sophie Vasseur, CEO de Javelo, start-up spécialisée dans le management de la performance.

Isabelle Drouet de la Thibauderie, responsable du pôle expertise RH du groupe CEGOS, insiste : " Le Daf doit être parfaitement au point sur la partie bilan en reprenant précisément les éléments de l'année écoulée avec les objectifs qui avaient été fixés et les résultats obtenus. Je conseille aux managers de tenir un journal de bord toute l'année avec les faits notables pour chaque collaborateur : les négatifs comme les positifs. Sinon, ils auront tendance à se souvenir seulement des derniers évènements, ce qui peut être dommageable pour le collaborateur ". La préparation inclut de réfléchir posément à l'état d'esprit du salarié mais aussi de s'informer auprès d'autres acteurs de l'entreprise. " Les équipes travaillent en mode projet aujourd'hui et réfèrent donc à plusieurs responsables. Il est intéressant d'avoir aussi leur perception pour un feedback 360 ".

2- Adoptez une posture ouverte et bienveillante

L'entretien annuel d'évaluation est certes le moment d'échanger sur les performances passées et à venir mais il doit surtout être l'occasion d'écouter le collaborateur. " Je crois qu'il est indispensable d'arriver avec un état d'esprit bienveillant. Posez des questions ouvertes, laissez s'exprimer au maximum le collaborateur et concentrez-vous sur le dialogue ", préconise encore Isabelle Drouet de la Thibauderie.

Thibault Remy est CEO de l'entreprise Meilleurs agents. Il accorde une importance capitale à ces instants : " C'est l'occasion de prendre du temps avec les salariés. Evidemment, ces entretiens sont chronophages, ils interviennent toujours entre des réunions urgentes mais je me force à laisser tout le reste de côté pour me concentrer uniquement sur eux pendant cette heure, ou heure et demie que je passe avec eux. Lorsque je vois comment ils préparent ces entretiens, c'est quand même la moindre des choses ! " Pour lui, ces entretiens sont aussi l'occasion de montrer aux collaborateurs que leur N+1 est présent pour eux, pour les écouter. " J'essaie de ne pas adopter la posture du chef mais plutôt de celui qui peut les aider à avancer et à progresser. "

Une posture bienveillante et constructive d'autant plus importante face aux nouvelles générations pour lesquelles l'entretien annuel n'a pas la même valeur que pour les plus anciennes. " Il est vrai que les entretiens standards ne sont pas en adéquation avec les attentes des salariés les plus jeunes. Ils travaillent en mode agile, en collaboratif, en mode projet et ne veulent plus attendre un an avant d'avoir un retour. Ils veulent des feedbacks permanents. Et surtout, cela ne leur fait absolument pas peur de changer d'entreprise, de job. Pour retenir ces talents, mieux vaut donc adopter une posture de coach, pendant ces entretiens mais aussi tout au long de l'année, que de père fouettard ", constate la dirigeante de Javelo. " L'entretien annuel est à maintenir car il permet de faire un bilan formel mais s'il n'est pas accompagné de points réguliers pendant l'année, il sera frustrant et contreproductif pour ces nouvelles générations ". Une pratique que Thibault Remy essaie de mettre en oeuvre le plus possible : " Les collaborateurs ne doivent pas arriver à cet entretien en se demandant s'ils ont bien bossé l'année écoulée. Ils doivent déjà avoir eu des retours constants sur les points positifs et les points à améliorer. D'ailleurs, les entretiens les plus difficiles à mener sont ceux pour lesquels les collaborateurs n'ont pas le même ressenti que moi sur leur travail. Cela signifie que j'ai mal fait passer les messages au cours de l'année et c'est à moi de me remettre en question ".

Dans les équipes finances se côtoient aujourd'hui des profils différents : des professionnels pour qui les entretiens annuels restent un moment important d'évaluation et de mise en place des objectifs et des jeunes collaborateurs plus tech, plus axés sur les nouveaux modes de fonctionnement des entreprises. Au Daf d'adapter sa posture en fonction de son interlocuteur afin que l'entretien soit productif et remplisse pleinement sa mission d'outil de management.

3 - Ne pas laisser les échanges dormir jusqu'au prochain entretien

" Beaucoup de managers fixent avec leurs équipes les objectifs de l'année à venir lors de ces entretiens mais ne s'en préoccupent plus jusqu'au prochain entretien. C'est une erreur majeure ", relève Anne-Marie Vasseur. Il est recommandé de planifier des entretiens semestriels, trimestriels voire mensuels, plus courts et moins formalisés mais permettant de suivre au plus près l'évolution des collaborateurs. Pour ces derniers, c'est aussi l'occasion de remettre sur la table des demandes qu'ils auraient pu formuler lors de l'entretien annuel. " Ces entretiens ne doivent surtout pas rester lettres mortes ", poursuit Isabelle Drouet de la Thibauderie. " Sinon, le manager perd sa crédibilité et la confiance de son collaborateur. "