La gestion électronique du courrier (GEC): des attentes toujours plus grandes

"La gestion du courrier entrant au sein des entreprises est un enjeu important qui coûte plus cher que le courrier sortant car il requiert de nombreuses opérations pour intégrer les données et les redistribuer dans les différents maillons organisationnels de la société", explique Olivier Torres, directeur marketing : marché relation d'affaires chez La Poste. Un propos confirmé par l'étude Itesoft qui indique que 82% des entreprises estiment que la gestion de leur courrier entrant est une fonction importante ou critique dans leur organisation. Une thématique importante dont se sont emparés une multitude de prestataires pour proposer des solutions toujours plus innovantes.

Retrouver rapidement un document, l'élément différenciant de la GEC

Aujourd'hui, le sujet de la dématérialisation est sur toutes les lèvres et le courrier n'échappe pas à la règle. La gestion électronique des documents (GED) s'applique donc au courrier papier pour devenir la GEC soit la gestion électronique du courrier. En d'autres termes, tout le courrier entrant est analysé, automatiquement dès son arrivée et remis électroniquement au département ou processus métier concerné. Pour ce faire, les entreprises passent par des salles de courrier dématérialisé ou digital mailroom. Ces dernières numérisent le courrier entrant (fax, emails et courrier papier) puis, dans un second temps, l'indexent par nature (RIB, dossiers clients, etc..), le trie et enfin le redistribue sous forme numérique aux destinataires. Au final, chaque collaborateur accède à l'image des documents depuis son poste de travail métier. Les prestataires proposent également d'archiver les documents vers un coffre-fort électronique.

Mais "si la problématique de numérisation et d'ouverture du courrier est facilement externalisable car à faible valeur ajoutée, la connaissance du métier de l'entreprise est primordiale pour trier les autres plis" , avance Jean-Louis Sadokh, administrateur du Groupe T2i, entreprise franco-suisse spécialisée dans la Ged.

L'analyse du type de document à la base est primordiale car un document mal orienté peut coûter jusqu'à 350 euros pour sa recherche et sa redistribution. C'est pourquoi, les prestataires cherchent sans cesse à améliorer leurs solutions de Lad (lecture automatique des documents) et/ou de Rad (reconnaissance automatique des documents). Un point critique souligné par Jean-Louis Sadokh, administrateur du Groupe T2i, pour qui : "L'élément différenciant dans la GED est dans la consultation et la facilité de retrouver un document".