La gestion électronique du courrier (GEC): des attentes toujours plus grandes

Un ROI rapide

D'une manière générale, les entreprises commencent par dématérialiser leurs factures fournisseurs. Un exemple utile qui leur permet de tester le process. Selon le cabinet Markess International, les entreprises attendent des gains en matière de traçabilité (73%), du délai de traitement (72%), de fluidité des échanges (70%), de réduction des coûts (68%), et enfin de réactivité (60%).

Le ROI d'une telle démarche de dématérialisation du courrier peut être assez rapide et mesurable. Ainsi, l'assureur GMF Vie a recours à Itesoft pour gérer ses 800 00 demandes clients et l'ensemble de ses 700 000 contrats clients annuels. La totalité de ces documents sont capturés, triés et distribués automatiquement vers l'un des 90 opérateurs de gestion. Les formulaires sont également adressés vers une application de lecture automatique des données afin d'automatiser la saisie dans l'outil CRM. Au final, l'assureur constate une productivité multipliée par six pour le traitement de ses bons de souscription et par sept pour le contrôle qualité des dossiers. Et assure à 95% un délai de réponse de moins de 5 jours auprès de tout nouveau souscripteur à ses solutions d'assurance. Dans le même schéma de la recherche de ROI, l'opérateur téléphonique Debitel, qui numérise entre 5000 et 8000 pages chaque jour et les identifie automatiquement parmi 85 catégories possibles, a réussi à réduire par trois le délai de livraison du courrier.

Toujours plus de réactivité

Autre prestataire, autre exemple. Docapost Conseil, société de conseil, dépendante de Docapost, a réalisé un diagnostic auprès de la direction achats SNCF pour optimiser les processus de traitement des flux entrants/sortants centralisés. Et ainsi, donner une vision globale de la gestion du courrier et du document dans l'entreprise, tout en identifiant les potentiels d'optimisation. Ce travail de réflexion a nécessité 6 mois. Le périmètre d'intervention a concerné environ 300 personnes, plus de 34 millions de plis par an (entrant et sortant), un budget achat gestion documentaire de 29,7M d'euros et un budget affranchissement total de 15 M d'euros. Des gains potentiels ont été chiffrés à 4,3M€/an, atteignables en 2,5 ans (dans le détail: 1M€ sous 12 mois et 8,6M€/an à 5 ans) incluant -5% sur le budget affranchissement. Enfin, 150k€ d'économies ont été réalisées dès la fin de la mission.

Si la question du coût demeure essentielle, au final, "les entreprises souhaitent des engagements de résultats et non de moyens. Elles sont en attente d'une vitesse et d'une réactivité toujours plus grande de la part de leurs prestataires et de leurs solutions de Ged du courrier entrant afin de pouvoir se concentrer sur leur objectif qui demeure l'optimisation de leur business", conclut Olivier Torres, directeur marketing : marché relation d'affaires chez La Poste.