Solutions e-achats: les bons réflexes pour choisir juste

Lever les obstacles dès le début

Certaines facettes peuvent constituer de véritables pièges dont il vaut mieux tenir compte le plus en amont possible, comme le coût de la maintenance logicielle qui peut être relativement élevé. Il se situe fréquemment entre 15% et 30% du prix du logiciel par an. La majorité des experts recommande de veiller à ne pas aller trop vite et risquer d'adopter des solutions, certes répandues sur le marché, mais qui ne sont parfois pas véritablement adaptées à ce que l'on cherche.

Autre écueil: les relations avec la direction des systèmes d'information qui peuvent compliquer le projet lorsque cette dernière est impliquée trop tardivement. "Dans de pareils cas, la DSI se pose des questions sur la mise en place, les caractéristiques du mode SaaS par exemple, alors que le projet est déjà assez avancé. L'implication en amont et le fait que la DSI s'entende bien avec les autres directions métiers sont un point clé. Les situations où la DSI intervient trop tardivement se présentent toutefois de moins en moins. Toutes les entreprises prennent conscience de la nécessité de décloisonner ce genre d'initiatives", constate Maurice Hamoir.

Il importe également que l'entreprise ait une vision réfléchie de l'impact et de la conduite du changement nécessaire dans une telle démarche de transformation digitale. Ces points sont d'autant plus complexes qu'une partie non négligeable des structures qui décident de remanier leurs achats sont des entreprises en pleine réorganisation, avec des processus nouveaux, parfois de nouveaux collaborateurs. Un contexte qui peut être difficile pour tout le monde. "La population en interne est parfois très hétérogène avec un niveau plus ou moins réceptif à la démarche de digitalisation. L'entreprise doit avoir une bonne vision de sa configuration par rapport à ces points et son besoin d'accompagnement en matière de conduite du changement. Le niveau de service qui en découlera en dépend directement", conclut Patrick de Coucy.