Quand L'Opéra national de Paris modernise son système d'information financier et comptable

Joyau prestigieux de la culture française comprenant notamment le Palais Garnier et l'Opéra Bastille, l'Opéra national de Paris a décidé de remplacer son système de gestion comptable et financier en place depuis la création de l'établissement en 1994. Comme tout établissement public, l'Opéra est également confronté à la nécessité de se mettre en conformité avec la nouvelle réglementation de la GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) en vigueur à partir de 2016. L'Opéra national de Paris a choisi d'acquérir le progiciel de gestion budgétaire, comptable et analytique de Qualiac.

"Notre volonté de transformer en profondeur notre système d'information remonte à 2011, mais l'échéance de la réglementation GBCP annoncée en 2012 nous a poussés à accélérer le processus de remplacement de nos précédents outils vieillissants qui ne nous permettaient pas de nous mettre en conformité", a expliqué Béatrice Dela Mairey, chef de projet finances à l'Opéra national de Paris.

"Le cahier des charges du projet reposait sur des contraintes fortes et Qualiac est sorti du lot des éditeurs lors de l'appel d'offres de 2013, grâce à sa connaissance du secteur public et aux fonctionnalités de son ERP adaptées à la comptabilité publique", commente Jean- Christophe Hubert, responsable informatique de l'Opéra national de Paris."Au-delà de la mise en conformité GBCP, nous étions à la recherche d'un outil intégré performant et capable de nous apporter du contrôle et de la fiabilité sur tous nos processus, pour remplacer à lui seul pas moins de 6 logiciels différents."

Réussir sa transformation numérique

Le périmètre couvert par la solution Qualiac est large puisqu'il comprend la gestion budgétaire et comptable publique, la comptabilité analytique, la gestion des ventes, des recettes et des dépenses, le traitement des factures, des régies, de la trésorerie et des immobilisations, des notes de frais mais aussi des droits d'auteurs, spécifiques à l'activité de l'Opéra. De nombreuses opérations effectuées auparavant manuellement, avec le risque d'erreurs que cela implique, sont ainsi dématérialisées via des Workflows automatisés.

"Nous n'en sommes qu'aux premières semaines de déploiement de la solution, mais celle-ci nous impressionne déjà par sa performance et sa rapidité, d'autant plus que l'ERP s'adapte de façon idéale à nos outils de bureautique Microsoft tels que Outlook ou encore Excel pour la Business Intelligence. Les équipes de Qualiac et de Syxperiane sont présentes au quotidien pour nous épauler et nous conseiller, ce qui est particulièrement appréciable", a ajouté Jean-Christophe Hubert.

Mise en conformité GBCP

Entrée en vigueur en 2016, la nouvelle réglementation GBCP présente des contraintes spécifiques pour l'Opéra national de Paris avec notamment une duplication de comptabilités, l'une budgétaire et l'autre de comptabilité générale, avec nécessité de mettre en place des passerelles entre les deux.

Un projet complexe, d'autant plus que l'Opéra était le premier établissement public à mettre en oeuvre cette réglementation avec un éditeur. "Annoncée en 2012, la GBCP a continuellement évolué dans ses directives jusqu'en novembre 2015, nous imposant de travailler en étroite collaboration avec Qualiac et l'AIFE* pour nous adapter aux évolutions majeures successives. Un défi que l'éditeur a su relever avec brio", a précisé Béatrice Dela Mairey, chef de projet finances.

Un système d'information financier et comptable prêt pour l'avenir

Avec le déploiement de l'ERP de Qualiac, l'Opéra National de Paris bénéficiera d'un grand gain de performance, de fiabilité, de sécurité et de contrôle, et une optimisation des processus. "Grâce à notre nouveau système d'information, nous pouvons maîtriser le cycle total de nos opérations dans un seul environnement informatique. L'automatisation d'un grand nombre de tâches manuelles et les contrôles mis en place en interne va nous faire gagner beaucoup plus de temps pour nous consacrer à un travail à plus grande valeur ajoutée. Même si au démarrage il y a une période d'adaptation pour les 260 personnes en contact avec la solution, les bénéfices à terme seront très importants", a assuré Jean-Christophe Hubert.

De plus, l'Opéra bénéficiera désormais d'une solution pérenne et évolutive pour faire face aux futures réglementations, très fréquentes dans le secteur public. La base de données unique de l'ERP va pouvoir répondre facilement aux futurs projets prévus, notamment dans la logistique et la gestion des stocks.

*Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat.