Les enjeux de la dématérialisation des documents

Une poignée d'offres

Selon la quinzaine d'acteurs du marché, les entreprises sont à la recherche de suites logicielles complètes, ergonomiques et dotées de modules favorisant la mobilité. Si la dématérialisation du traitement des factures fournisseurs constitue un sujet de préoccupation dans les entreprises, elles sont encore peu nombreuses à s'être attelées à la rationalisation de leur processus de demandes d'achat, qui reste encore hautement manuel et peu normé.

Parmi les offres récentes, l'éditeur de solutions d'automatisation des processus documentaires, Esker, a lancé au printemps dernier un outil de gestion des commandes d'achat. Disponible en cloud computing, cette nouvelle brique complète la suite logicielle d'Esker afin d'automatiser et de dématérialiser l'ensemble du cycle purchase to pay, de la demande d'achat jusqu'au traitement du paiement de la facture fournisseur. " Dans le cadre des achats indirects, la demande d'achat est le parent pauvre du cycle purchase to pay. En étendant notre solution à la gestion des commandes d'achat, nous offrons aux entreprises la possibilité de dématérialiser ce cycle de A à Z, afin de l'accélérer et de le fiabiliser ", explique Jean-Michel Bérard, président du directoire d'Esker.

Comment gérer les flux sortants ?

Tessi Documents Services a lancé, fin septembre, une nouvelle solution de lettre recommandée électronique (LRE) qui permet de piloter la production et l'envoi de courriers recommandés, de façon totalement numérique. Un enjeu important pour les entreprises et les administrations puisque les courriers recommandés sont, par nature, des pièces sensibles dans la gestion des relations avec les clients, partenaires, administrés ou collaborateurs. Bee Post LRE, du nom de cette solution, automatise chaque étape du processus de production et d'envoi des courriers. Il confère aux émetteurs, comme aux destinataires, un accès multi-supports (ordinateur, tablette, smartphone), une distribution des plis en temps réel, ainsi qu'un accès à la plateforme 24h/24 et 7j/7. La solution permet la conservation pendant un an du document original, de son empreinte informatique et de l'historique des événements associés à son envoi, à sa distribution et sa réception. Archivée dans un coffre-fort à valeur probatoire, la LRE est rendue accessible et consultable pendant un an par son destinataire.

Tessi a ainsi renforcé les étapes de sécurisation de son processus en termes de gestion de la preuve numérique (horodatage des événements d'envoi, distribution, accusé de réception électronique historisant tous les éléments tels que la signature, le scellement et l'archivage à valeur probatoire de l'enveloppe de preuve). La traçabilité et le suivi sont assurés de bout en bout (interface de suivi de chacun des plis émis, notifications à l'expéditeur quel que soit le statut, conservation de 100 % des courriers, accessibilité à 100 % des plis quelle que soit la filière de distribution, électronique ou papier). En outre, parce que de multiples raisons peuvent engendrer la reprise d'une LRE en filière postale (courriers non réclamés ou non distribués, adresse numérique non distribuable), Tessi Documents Services accompagne sa solution d'un service éditique traditionnel et productif pour une délivrance de 100 % des plis. Ainsi, Bee Post LRE réduit à zéro les frais d'affranchissement et de consommables. Écologique, la solution permet de réduire l'empreinte carbone et s'inscrit pleinement dans la démarche éco-responsable des entreprises.