Les enjeux de la dématérialisation des documents

Cap sur la dématérialisation

Les acheteurs sont-ils réfractaires, ou du moins réticents, à déployer un dispositif de dématérialisation ? D'après la 5e édition de l'étude sur l'e-Achats 360°, menée par le MBA IMA de l'Université Léonard de Vinci et Demat-Infos, il semble que les anciens process soient encore bien enracinés. Si le taux d'équipement en solutions d'e-achats reste encore faible en matière de dématérialisation, celle des factures devrait cependant le booster, puisque 42 % des entreprises projettent de s'y mettre d'ici 2015. L'autre tendance qui se dégage de cette étude est la confirmation que les directeurs des achats apprécient l'efficacité des fonctions collaboratives des solutions progicielles. Enfin, le recours aux places de marché est encore peu développé mais les auteurs de l'enquête l'expliquent par le positionnement des offres, plutôt orientées PME et ETI.

Queeby, qui se présente comme le spécialiste des factures B to B, a mis en ligne un outil qui permet de calculer instantanément, sur la base de sept critères, le coût de traitement annuel des factures et de le comparer avec ce qu'un tel traitement aurait coûté s'il avait été dématérialisé. Par exemple, pour 10 000 factures couleur d'une page, affranchies avec une machine et mises sous pli manuellement, le budget annuel est de 11 240 euros contre 1 900 euros avec Queeby.

" En matière de factures fournisseurs, la suppression de la saisie en début de chaîne, grâce aux technologies de lecture automatique de documents (LAD), est l'un des premiers vecteurs d'économies générées par la dématérialisation, explique Jean-Louis Sadokh, p-dg d'Azur Technology, dans GPO Magazine. Les comptables, déchargés de la saisie des factures entrantes, se consacrent à des tâches à plus forte valeur ajoutée. L'entreprise réalise ainsi, dès la réception de la facture, d'importants gains de productivité ". Les technologies de la dématérialisation permettent également de centraliser l'ensemble des factures en réception, quel qu'en soit le format (papier, mails, Internet) et de mettre en place un processus de gestion unique. Le traitement des factures fournisseurs gagne alors en fluidité et en rapidité. Les litiges sont détectés en amont, les fournisseurs payés plus rapidement et leur satisfaction améliorée. " Une démarche qui sera d'autant plus intéressante et rentable pour les entreprises en multi-sites, précise Jean-Louis Sadokh. La dématérialisation leur offre l'opportunité de mettre en place un workflow de validation et de s'assurer du respect des conditions commerciales passées avec le fournisseur. L'entreprise gagne sur la qualité et la rapidité des process ".

Dans le secteur public, selon Markess, le top 3 des chantiers numériques des ministères et des agences de l'État pour la période 2013-2015 concerne en premier lieu la dématérialisation des documents et des processus (workflow, archivage électronique, gestion des documents entrants), en second lieu les services numériques pour les usagers (services en ligne sur le Web, sur mobile, gestion des flux entrants et sortants) et dernier lieu la production et l'analyse des données internes (tableaux de bord, gestion de données de référence, extraction). Mais les budgets IT ne sont pas toujours à la hauteur des objectifs, puisque 13 % seulement sont en hausse, 30 % restent stables et 32 % sont en baisse.

Dans le secteur privé, il semble que la position des entreprises à l'égard de l'archivage des documents évolue. Dans sa dernière étude, publiée en mars 2014, le cabinet Markess constate notamment que 30 % des décideurs estiment que leur organisation est mature en matière d'archivage de contenus et de documents. Certains secteurs sont plus actifs que d'autres, comme la banque-assurance, où la notion de gestion du risque est plus développée et où l'archivage est considéré comme un facteur de maîtrise des risques. Mais les managers s'interrogent : comment bénéficier d'une solution globale qui combine production et archivage, papier et numérique, pour optimiser les coûts tout en bénéficiant d'un système de gestion mixte print/numérique de qualité ?