Dématérialisation de tous les flux: objectifs et impacts sur l'organisation

Côté achats publics Les petites communes avancent malgré les difficultés

Depuis le 1er janvier 2015, c'est le PES V2 qui est devenu l'unique protocole ­utilisable par les collectivités et les établissements hospitaliers pour envoyer des données comptables sur le portail de la direction générale des finances publiques (DGFIP). Il permet de véhiculer des données comptables et les pièces justificatives liées à chaque événement, et offre la possibilité aux collectivités de supprimer définitivement tout papier de la chaîne comptable. Ce protocole, entre autres éléments, a incité les collectivités à réfléchir la dématérialisation dans son ensemble.

Mais la démarche n'est pas aussi aisée pour tous...

Les petites communes poursuivent leur chemin malgré les contraintes matérielles et humaines, rapporte le baromètre 2015 de la dématérialisation de JVS-Mairistem* qui pointe "un manque d'accompagnement ressenti par près de 34 % des collectivités répondantes". À noter, la perception des aspects positifs de la dématérialisation est en baisse par rapport au baromètre 2014. 32 % des communes de moins de 1 000 habitants la considèrent comme une opportunité (- 3 %), 38 % des mairies de 1 000 à 3 500 habitants (- 4 %) et 33 % des mairies de plus de 3501 à 10 000 habitants (- 26 %).

Cependant, plus d'une commune sur deux s'accorde à dire que "cela dépend des projets", c'est 4 à 18 points de plus qu'en 2014 en fonction des strates. La dématérialisation de la paie est en tête des projets numériques adoptés dans les communes (hors PES v2), avec une hausse de 14 points par rapport à 2014. Près d'une mairie sur deux est aujourd'hui équipée. Le projet ACTES, permettant de télétransmettre les actes soumis au contrôle de légalité, a, quant à lui, été mis en place dans 40 % des mairies (+ 2 %). Enfin, l'outil de visualisation et d'exploitation de données dématérialisées, Xémélios, est toujours utilisé par 37 % des répondants. Fortement impulsée par le passage à la "full démat" (télétransmission des flux et pièces justificatives), l'adoption d'un tiers de télétransmission (36 %) et la dématérialisation des factures (35 %) se placent respectivement en quatrième et cinquième positions.

Les contraintes matérielles persistent

Alors même que certaines villes entrent dans l'ère du cloud et de la fibre optique, la plupart des très petites communes peine à obtenir un débit de connexion de bonne qualité et les difficultés budgétaires entravent souvent leur volonté de se moderniser. Seules 52 % des communes de moins de 1 000 habitants accèdent au haut débit. Si ce chiffre est en nette progression (+ 6%) par rapport à 2014, il reflète encore des disparités persistantes. Les deux tiers d'entre elles ne disposent pas d'un serveur informatique pourtant nécessaire à de nombreuses actions de dématérialisation. Cependant, 71 % des mairies disposent d'un accès wi-fi contre 67 % en 2014, ce qui démontre la volonté des collectivités de se tourner vers les nouvelles technologies en se dotant d'outils modernes et efficaces, lorsqu'elles en ont la possibilité.

Des professionnels généralistes

79% des répondants ne disposent ni d'un service informatique, ni d'un service information-communication, ni d'un service de relation aux citoyens, ni d'un chargé de mission en lien avec le numérique. Mais les situations sont encore une fois très différentes selon la taille de la commune. Dans les plus petites communes, les secrétaires de mairie sont souvent seul(e)s pour faire face à toutes les tâches et doivent faire preuve d'une grande polyvalence.

Les outils de GRC au point mort

À l'heure où le Web est devenu quasiment incontournable dans notre vie quotidienne, les communes françaises pâtissent du manque de temps, de moyens et de compétences pour mettre en oeuvre de tels outils. Les communes de moins de 1 000 habitants accusent une fois encore un retard malgré une progression notable de 5 points par rapport à 2014, seules 39 % d'entre elles disposent d'un site internet. La diversité des tâches que doivent mener les secrétaires de mairie rend difficile la mise en oeuvre de nouveaux services et freine leur capacité à impulser des projets numériques innovants.

* Chiffres issus du baromètre de la dématérialisation réalisé par JVS-Mairistem. 806 mairies de moins de 10 000 habitants ont répondu à un questionnaire en ligne (77 % des communes ont moins de 1 000 habitants, 19 % ont entre 1 000 et 3 500 habitants, 4 % ont entre 3 501 et 10 000 habitants). Pour en savoir plus : http://www.jvs-mairistem.fr/barometre-dematerialisation.