Dématérialisation de tous les flux: objectifs et impacts sur l'organisation
Une maîtrise des risques
Mieux maîtriser les informations disséminées au sein de l'entreprise permet aussi à cette dernière de mieux maîtriser les risques. Les risques RH, par exemple. Ainsi, Patrick Michels, directeur marketing d'Everial, cite l'exemple d'une chaîne de restauration qui a récemment fait appel à leurs services pour résoudre des problèmes de circulation de l'information, notamment RH, entre les différents établissements et le siège. "La direction n'arrivait pas à collecter toutes les informations relatives aux absences, présences, aux contrats intérimaires, aux CDD, etc. L'organisation ne suivait plus et mettait le groupe en situation de risque . Aujourd'hui, la communication s'est très nettement améliorée entre les sites, le groupe maîtrise toutes les informations et donc, les risques et... le stress a beaucoup diminué au siège."
Faire des économies et réexploiter les ressources
L'entreprise peut aussi, et surtout, décider de passer au tout numérique pour des raisons de coût. De fait, la dématérialisation impacte beaucoup les professions intermédiaires puisqu'elle automatise nombre de process lourds et coûteux. Si l'entreprise a un potentiel de croissance, elle peut choisir de ré-exploiter ailleurs les compétences.
Patrick Michels (Everial) raconte le cas d'un client qui exerce dans le domaine de la comptabilité. Ce dernier a choisi de reconvertir les employés dont la charge de travail a chuté du fait de la dématérialisation plutôt que de licencier. "Ils ont créé un nouveau service, de nouveaux métiers en rapport avec la relation client. Ils ont développé une nouvelle activité et un nouveau chiffre d'affaires. Ce qui était une menace pour certains est devenu une opportunité pour tous". Mais l'entreprise peut aussi décider de confier la gestion de ses flux à un prestataire externe pour plus d'économies."En externe, la gestion est souvent moins chère qu'en interne, de l'ordre de 8 fois sur 10", commente Patrick Michels. "Certes, elle peut être mal vécue en interne, et entraîner des suppressions de postes mais elle peut éviter de délocaliser. Alors autant outsourcer que délocaliser."
Côté logiciels
Dans son e-Book "Digital & transformation des processus documentaires - Tendances 2015", Markess avait estimé à plus de 5,2 milliards d'euros le marché français des logiciels et services IT associés à la dématérialisation. C'est près de 15 % de l'ensemble du marché des logiciels et services IT évalué à 49,5 milliards d'euros par Syntec Numérique pour 2014. Ce marché de la dématérialisation connaît une croissance dynamique depuis plusieurs années et figure parmi les segments porteurs du marché des logiciels et services IT en France. D'ici 2016, Markess indique qu'il devrait poursuivre sa progression au rythme de 7 % par an et atteindre les 6 milliards d'euros.
Ce que dit la loi - Le chemin de la "démat"
La dématérialisation est restée peu développée pendant de nombreuses années car le législateur imposait aux entreprises et collectivités de conserver les traces papier. Mais l'évolution du cadre légal dans le domaine de la dématérialisation a amorcé la révolution. Ainsi, depuis la loi du 13 mars 2000 reconnaissant la valeur probante des documents numériques, la directive européenne 2010/45/UE a apporté des précisions sur les moyens de transmission des documents dématérialisés et sur les règles de confidentialité. Enfin, les décrets du 18 octobre 2013 et du 19 septembre 2014 ont précisé la réglementation en matière de facturation. Il est à présent permis d'échanger des documents sous la seule forme électronique. L'État français a, quant à lui, indiqué la voie à suivre à ses fournisseurs qui devront être passés à la facture électronique en 2017. "D'ici 3-4 ans, tous les documents seront dématérialisés", prophétise Philippe Delanghe (Itsoft).
Zoom -Que faire de l'existant ?
Stéphane Benais
Une fois le sujet dématérialisation sur le tapis, se pose la question suivante : "Que faire de l'existant ?", de ces dossiers papier qui se sont accumulés. Faut-il tout numériser pour avoir toutes les informations en version électronique, en numériser une partie, ou numériser de façon opportuniste en fonction des besoins ?"Tous les niveaux existent. Le choix se fait dans une logique économique", explique Stéphane Benais, directeur des systèmes d'information chez Iron Mountain France.
"Nous avons récemment travaillé pour un client qui exerce dans le domaine de l'énergie et qui a choisi, afin que les conseillers de toutes ses plateformes aient le même accès à l'information clients, de numériser l'ensemble des documents jusque-là éparpillés dans tous les centres. Les établissements de santé choisissent, quant à eux, de ne dématérialiser qu'une partie des dossiers patients - ceux qui ont fait une visite depuis moins de deux ans, par exemple - et ensuite, nous demandent de numériser les dossiers dont ils ont besoin, de façon "opportuniste"." Et d'expliquer que "les sommes en jeu sont considérables puisque la numérisation d'une page peut coûter, selon la complexité du document, de 2 à 12 centimes d'euros."
Lire la suite en page 2 : L'exemple du Crédit Agricole Ile-de-France qui va dématérialiser près de 20 millions de pages sur 3 ans
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