Dématérialisation des factures : "Les acheteurs, pas toujours mobilisés"

Pour obtenir ces bénéfices, trois canaux d'intégration des factures sont proposés aux fournisseurs, en fonction de leur taille : le premier, EDI, mis en oeuvre par le groupe dès 2006, s'adresse aux fournisseurs à forte volumétrie de factures, soit au-delà de 1 000 factures par an. "L'EDI nécessite que les fournisseurs disposent d'un SI comptable capable d'émettre nativement un fichier de facturation structuré, a indiqué Brice Girod. La SNCF, ou Cegedim, démarche les fournisseurs éligibles. Ensuite, du consentement donné par ceux-ci à la mise en production, deux à trois mois sont nécessaires. C'est long, remarque le responsable, car nous rencontrons parfois des difficultés pour obtenir le consentement ou caler un planning entre les parties prenantes."

Deuxième solution, possible depuis 2012 : le PDF signé, et un fichier de données associé, à destination des fournisseurs transmettant entre 500 et 1 000 factures par an. "La mise en oeuvre est plus rapide, s'est réjouit le responsable du pôle acquisition de la SNCF : entre un et deux mois." Enfin, dernière option : le portail de saisie des factures, qui concerne les TPE à faible volumétrie de factures (10 à 20 factures par mois maximum).

Motiver les acheteurs

Ainsi, la progression de la dématérialisation est constante, mais le spécialiste de la SNCF ne se fait pour autant pas d'illusions : "Le 100 % de dématérialisation fiscale, en fonction de la diversité de notre panel de fournisseurs est impossible, à environnement constant." D'autant plus, qu'il ,existe des freins endogènes à la SNCF : "Le coût des factures reçues n'est souvent pas intégré dans la réflexion des acheteurs, qui ne font pas de cette condition de dématérialisation un prérequis, a-t-il regretté. Pour que le projet réussisse, l'ensemble des acteurs de la chaîne doivent au contraire être impliqués."

Pour motiver les équipes achats, le responsable du pôle acquisition mise donc sur le partage des éléments de coûts et la sensibilisation à la fluidité des process. "Pour les acheteurs, la facture n'est souvent qu'une donnée administrative, le bout de la chaîne. Nous leur expliquons les retombées: qu'un problème de saisie de la facture, par exemple, peut avoir sur les relations qu'ils entretiennent avec les fournisseurs, a-t-il expliqué. Enfin, nous leur demandons de placer la facture électronique dans les appels."