Comment bien gérer ses actifs logiciels grâce au SAM?

Publié par Sonia Puiatti le 17 juil. 2017

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Gérer ses actifs grâce à des solutions logicielles

Les audits, qui peuvent survenir plusieurs fois par an, sont un traumatisme pour les entreprises, qui doivent mobiliser plusieurs personnes pendant plusieurs mois, et payer à l'issue des amendes faramineuses. À partir de 4 à 5000 postes, se doter d'un logiciel de gestion des actifs logiciels est une solution utile et rentable, permettant d'économiser jusqu'à 10% du budget, voire 30% dans certains cas. "Chez Flexera Software, nous recommandons de dresser un inventaire en continu de l'utilisation de ses logiciels. La plupart des entreprises commencent par les gros éditeurs" explique Christian Hindre.

Une plateforme capte ce qui est utilisé chez le client, mesure l'utilisation sur les serveurs physiques ou virtuels et sur les différents postes de travail. Cette information est remontée et comparée aux contrats négociés. "Nous arrivons à produire une vision normalisée entre ce qui est utilisé et ce qui a été acheté. Ensuite nous mesurons la différence et indiquons au client les parties où il est en non-conformité ou en sur-achat, en précisant le type de licence en jeu" précise le professionnel. Cette cartographie en temps réel des risques peut constituer une arme de négociation pour le client, qui sait pour quels logiciels il paye trop, ce qui peut compenser un éventuel manque ailleurs, pour obtenir in fine un audit à zéro.

Créer une structure de gestion en interne

Covéa a créé une structure SAM au sein de la direction informatique, qui a pour mission le pilotage de l'ensemble des actifs logiciels. Cette cellule vérifie que ces derniers sont utilisés de manière conforme par rapport aux contrats et de manière effective. Cette cellule travaille avec la direction des achats, la direction juridique et les acteurs informatiques. À chaque produit ou ensemble de logiciels est affecté un responsable IT qui doit participer à l'expression du besoin au départ et s'assurer de la conformité dans le temps.

En cas d'évolution de l'utilisation, cette cellule doit rechercher des acquisitions supplémentaires ou au contraire entamer des désengagements, en repassant par le circuit achat. C'est elle qui anime le pilotage, établit un reporting consolidé et fait remonter les éventuelles alertes pour engager les actions d'acquisition ou de régularisation avec les achats.

La vérification est humaine, elle s'appuie sur un outil développé par Covéa qui rapproche l'état du parc de la base contractuelle et de l'usage en production. Plus de 500 logiciels sont ainsi gérés, qui représentent plusieurs millions d'euros de dépenses annuelles en maintenance, abonnement et hébergement. "Nous avons mis en oeuvre la cellule SAM pour pallier notre difficulté, lors de revues de conformité organisées par les éditeurs, à établir l'inventaire de ce qui est déployé et à le comparer à celui des éditeurs, pour faire le rapprochement. C'était aussi un moyen d'avoir une meilleure connaissance de l'état de nos logiciels, de savoir s'ils sont réellement utilisés et de trouver des économies en rationalisant" résume Jean-Christophe Loyer.