Comment bien gérer ses actifs logiciels grâce au SAM?

Publié par Sonia Puiatti le 17 juil. 2017

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Signer les contrats en connaissance de cause

Surqualité ou surdimension, la meilleure façon de se protéger reste de bien négocier le contrat au moment de la signature. "Il convient d'être exigeant et méticuleux, surtout lorsque l'on a affaire à de gros acteurs. Il faut signer en connaissance de cause et s'assurer que les conditions vont être respectées dans le temps" conseille Franklin Brousse. Les acheteurs doivent donc collaborer avec le service juridique mais aussi des avocats spécialisés. "Un spécialiste saura identifier les pièges et reconnaître les zones de danger, ce qu'un juriste généraliste ne reconnaîtra pas", insiste l'avocat. Le danger ne se cache pas dans la formulation juridique mais dans l'articulation des dispositions sur les conditions d'utilisation, qui sont souvent des dispositions juridico-techniques. "Avec Microsoft, il n'est pas rare d'avoir à analyser une dizaine de documents, tous se renvoyant les uns vers les autres, pour comprendre leur interaction et les restrictions opposables. Acheter en connaissance de cause pour pouvoir ensuite piloter en interne n'est donc pas évident" avertit Franklin Brousse. L'usage est souvent plus restreint que ce que l'entreprise pense, car la restriction n'est pas forcément dans le contrat même mais dans une annexe ou des conditions spécifiques qui sont ailleurs.

Cette bonne pratique est également prônée par Jean-Christophe Loyer, responsable achats chez Covéa. "Tout commence à la négociation. Au moment de l'acquisition d'un logiciel, il est important d'être très clair et d'avoir une bonne connaissance de ce qu'on achète. Un document, sorte de revue de logiciel, peut venir clarifier et traduire en langage commun ce que toutes les parties comprennent. Il doit être annexé au contrat pour servir de base à toute revue d'inventaire ultérieurement. Ce document fondateur est très utile pour l'achat de plusieurs produits en package, par exemple" explique l'acheteur.

Les audits, quelle menace réelle?

Deux types d'audits se pratiquent : l'audit surprise, ponctuel, totalement légal puisque l'éditeur est titulaire des droits sur le système et que le logiciel lui appartient. Mais le système déclaratif est le plus courant : la plupart des éditeurs demandent aux clients de fournir un déclaratif d'usage de leurs licences chaque année, sorte de formulaire expliquant comment les logiciels sont utilisés, pour combien de licences... Si l'éditeur juge que les informations ne sont pas cohérentes avec ce qu'il a fourni, il peut déclencher un audit. C'est moins fastidieux pour lui.

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