Les solutions digitales simplifient et "guident" le travail des acheteurs

Parmi les moyens permettant de travailler de manière plus efficiente et finalement plus agréable, un dernier élément joue un rôle crucial : les outils, en particulier les outils informatiques. Comment peuvent-ils améliorer les conditions de vie au travail, notamment aux achats ? De la sélection des fournisseurs à la gestion des approvisionnements et de la facturation-paiement, en passant par le pilotage (analyse des dépenses, relation fournisseurs, pilotage des achats), les solutions digitales ont indiscutablement bouleversé les pratiques au fil des années en facilitant l'accès à l'information et en "guidant" les acheteurs dans des activités de processus complexes. Elles contribuent ainsi directement au bien-être, tout en réalisant les traitements plus rapidement, de façon plus fiable et moins coûteuse.

Les solutions digitales permettent également de valoriser le métier, en supprimant les tâches administratives rébarbatives ou en facilitant les prises de décision, surtout depuis l'arrivée des technologies dites "disruptives". Les systèmes de Robotic process automation (RPA) peuvent en effet prendre en charge certaines opérations répétitives et à faible valeur ajoutée, pour soulager les équipes, et l'Intelligence artificielle (IA) permet de récupérer de l'information, d'anticiper des événements, de détecter des erreurs, de suggérer des actions, etc. Seulement, si elles vont s'imposer et simplifier le quotidien des équipes, ces technologies disruptives sont souvent source de complexité supplémentaire qui suppose de mettre en place de nouvelles approches technologiques et de changer sa manière de travailler. Les start-up digitales développant ces nouvelles technologies apportent elles-mêmes de nouveaux usages sur base desquels des activités et des pratiques totalement différentes sont à (re)concevoir et à (re)construire.

Une "hygiène" digitale s'impose pour éviter les excès et le stress

Du coup, à l'heure de l'automatisation qui va être poussée à l'extrême avec l'intelligence artificielle, et de la course à l'innovation, le trop-plein d'outils digitaux ne risque-t-il pas de générer un stress supplémentaire ? Les solutions digitales peuvent en effet à la fois servir et desservir le bien-être. Comme un marteau, qui peut casser ou construire, tout dépend du contrôle, des règles, de l'utilisation qui en est faite. Aussi, sans forcément freiner cette (ex)croissance technologique, qui devient intrusive et contraint les espaces privés et professionnels à s'imbriquer, une vraie "hygiène" digitale s'impose afin que les équipes ne se sentent pas dépassées par leur environnement de travail. Ce sentiment de perte de maîtrise constitue l'une des principales sources de stress.

Un encadrement est nécessaire, par la mise en oeuvre de bonnes pratiques lorsqu'il n'existe pas de règlementations, en matière de droit à la déconnexion par exemple. Pour que la digitalisation ne devienne pas un facteur de stress, il faut agir sur le long terme et accompagner les utilisateurs. Certes, les nouvelles générations sont naturellement plus impliquées, et même motrices. Mais la digitalisation peut constituer un handicap pour toutes les catégories de collaborateurs, alors que beaucoup redoutent a priori la mise en place d'un outil par crainte d'incapacité à suivre le changement, ou même par appréhension de la perte de leur travail.

Pour faciliter les déploiements des solutions digitales et en faire un avantage, au-delà de leurs seules capacités fonctionnelles, un aspect est devenu déterminant : l'ergonomie. Les éditeurs, qui ont compris qu'elle conditionnait l'appropriation par les utilisateurs et leur confort, se sont d'ailleurs emparés du sujet depuis plusieurs années à travers la notion d' "expérience utilisateur", ou plus couramment d'UX pour User eXperience. Même s'il reste beaucoup à faire, afin de faciliter les déploiements et la conduite du changement, les solutions sont devenues plus intuitives et esthétiques, mais aussi plus performantes. En complément de ces progrès technologiques, un dernier enjeu reste à relever, celui des relations humaines. Cet enjeu est d'autant plus important que, sur le plan fonctionnel, les solutions aujourd'hui disponibles ne simplifient pas forcément le travail des acheteurs dans les proportions attendues, en particulier dans le pilotage de la relation avec les autres parties prenantes.