Comment ça marche?

L'outil a été paramétré avec les règles Geodis (contrats-cadres et règles RH). Lorsqu'un site a besoin d'acheter une mission d'intérim, il émet une demande dans l'outil. Il renseigne exactement ce dont il a besoin et le système envoie sa demande aux prestataires qui y répondent à travers l'outil. C'est à dire qu'ils indiquent s'ils ont ou pas la possibilité de fournir le profil idoine pour le temps voulu. "L'outil, dans lequel nous avons intégré nos KPI, nous permet aussi de suivre la qualité de service délivrée par nos fournisseurs", commente Karen Heys. Une fois la réponse du prestataire reçu, l'acheteur crée le contrat d'embauche dans l'outil. A la fin de la mission, les horaires effectués par l'intérimaire sont enregistrés dans l'outil. Le bordereau horaire valorisé est validé par l'agence d'intérim et il génère une pré-facture puis une auto-facture. Le système génère une facture toutes les semaines. Pour simplifier encore davantage, Geodis a mis en place une règle de validation de facture tacite et automatique sous 10 jours. En cas de désaccord, l'agence d'intérim déclenche un process spécifique de litige. En cas d'accord, le paiement est effectué.

Pour l'heure, les sites pilotes ont maintenu l'ancien système -les factures continuent de circuler en mode papier, émises par les fournisseurs- et le nouveau système d'autofacturation. "Cela nous permet de vérifier qu'il n'y a pas d'erreur", commente Karen Heys. "Et il n'y en a pas!" Et le test permet d'apporter des correctifs au système pour l'optimiser en fonction des remontées utilisateurs. Karen Heys est très satisfaite: "Nous n'allons plus gérer les factures et n'aurons plus que les litiges à prendre en main, sachant que les litiges, chez Géodis, ne représentent que 1% des factures. Nous avons une visibilité approfondie des dépenses mais surtout, les achats sont valorisés car nous avons pu démontrer qu'un processus unique représente des gains pour l'entreprise."