Le groupe La Voix dématérialise ses 30 000 factures fournisseurs annuelles

Depuis juin 2009, le processus de traitement des factures fournisseurs du groupe de presse La Voix est entièrement dématérialisé, soit près de 30 000 factures annuelles émanant de plus de 1 500 fournisseurs différents.

Le projet remonte à fin 2007. Face à un allongement du délai de traitement manuel des factures papier, source d’erreurs et d’insatisfaction des fournisseurs, le groupe de presse décide de sécuriser ses process administratifs et comptables. « Au-delà de la réduction des coûts liés aux frais généraux et aux ressources humaines, la dématérialisation des factures fournisseurs était pour nous un moyen de fluidifier et d’optimiser nos processus administratifs et comptables en vue de gagner en traçabilité et en qualité », souligne Hugues Vanden Berghe, chef comptable au sein du groupe La Voix. À cela s’ajoute la volonté du groupe de presse d’améliorer la traçabilité de ses factures et de parfaire la récupération de sa TVA liée aux achats.

L'appel d'offres est lancé début 2008. Dans son cahier des charges, le groupe de presse indique qu'il souhaite simplement enrichir son ERP (édité par PeopleSoft) d'applications logicielles pour la numérisation et le traitement des factures fournisseurs. Un groupe de travail, avec des représentants de chaque service concerné (comptabilité, achats, informatique, contrôle de gestion, etc.), retient alors, en mars 2009, le projet mené par l'intégrateur Flucticiel s'appuyant notamment sur les logiciels BasWare et Kofax. Ces solutions sont déployées au siège du groupe de presse en novembre 2008, puis dans l'ensemble des entités du groupe de février à juin 2009.

Aujourd'hui, les factures fournisseurs sont numérisées dans les 48 heures suivant leur réception, rapprochées automatiquement aux commandes concernées, envoyées dans le circuit de validation, imputées et approuvées parallèlement. Le temps de saisie et de traitement des factures a ainsi été divisé par deux.

« L’automatisation des factures et la mise en place du workflow nous assurent aujourd’hui de nombreux gisements d’économies, de la gestion administrative au traitement des litiges. Outre le fait d’améliorer notre relation avec nos fournisseurs, ce projet nous garantit également de bénéficier d’indicateurs comptables performants sous forme de tableaux de bord et de gérer au mieux la récupération de la TVA appliquée aux dépenses engagées », conclut Hugues Vanden Berghe.