[Tribune] Le digital permet de redonner le pouvoir aux fonctions achats

La transformation de l'économie dans les années 70 a permis à la fonction achat des entreprises de trouver un nouveau souffle. Soudain, le monde est passé d'une économie dite "de production" à un contexte globalisé, entraînant avec lui une forte hausse de la concurrence. Parce qu'il est impossible de toujours faire croître les prix, les entreprises ont dû trouver d'autres moyens d'influer sur leurs marges. Les achats se sont alors révélés être un levier particulièrement efficace. Dans les entreprises européennes, ces dépenses représentent en moyenne 60 % du chiffre d'affaires ! En réussissant à baisser leur coût, les entreprises constatent immédiatement l'effet sur leur marge bénéficiaire.

Devenus de véritables "cost killers", les acheteurs ne sont considérés que comme tel malheureusement pendant des années. Leur rôle se retrouve cantonné à l'obtention de rabais auprès de leurs fournisseurs, souvent en toute fin du processus d'achat, dans une démarche purement administrative.

Vus comme étant totalement déconnectés du business, les entreprises se sont pourtant rendues compte du rôle stratégique de la fonction achat au milieu des années 90. Alors que le marché de la papeterie se concentrait, passant de la petite librairie du coin de la rue à de véritables réseaux transfrontaliers, les acheteurs ont saisi l'opportunité de mettre ces nouveaux acteurs en concurrence afin d'optimiser les coûts. La potentialité de leur intervention dans un processus de transformation profonde des entreprises est alors devenue réalité !

L'acheteur : nouveau chef d'orchestre d'un réseau de partenaires

Pour mener ses missions de façon efficace, l'acheteur doit être au centre du business de l'entreprise et intervenir bien avant la fin du processus d'achat. À la notion de réduction des coûts, s'ajoute désormais celle du "bien acheter" qui nécessite une certaine compréhension des enjeux de l'entreprise et donc une transversalité des compétences.

Par exemple, en plein contexte de transformation digitale, les achats doivent tisser des liens avec l'innovation pour ne plus subir les décisions des chefs de projets mais être force de proposition à leur égard. Identifier des partenaires et négocier des conditions préférentielles ne suffit plus. Il faut désormais tendre vers le pilotage réel d'un réseau qualifié.

Ce pilotage implique également la gestion tactique du rapport de force aux fournisseurs. En effet, certains d'entre eux ont un caractère à ce point stratégique que les entreprises suivent le rythme qui leur est imposé, sans être en capacité de prendre la hauteur qui permettrait de casser cette dépendance. Une vision précise et transparente des achats permettrait alors d'influer sur toutes ses composantes.

Dans le cas du marché des prestations de conseil par exemple, la fonction achat pourra, si elle est associée à la requête dès le départ, anticiper la réalité des besoins, solliciter des partenaires dans une démarche de concurrence saine, proposer des fournisseurs fiables, contrôler les coûts... En devenant acteur de la communication entre les différents intervenants du projet, il parvient à le sécuriser !

Il est donc nécessaire que la fonction achat construise un écosystème qui fera avancer l'entreprise, en ayant son seul intérêt au coeur des préoccupations. Il ne s'agit plus seulement d'acheter peu cher mais d'acheter bien !

Mais forgée par des années de culture "cost killing" et la multiplication des tâches qui lui sont associées, la fonction achat peut être difficile à transformer. Le numérique s'avère alors être un soutien de taille !

Digitaliser le métier pour un véritable pilotage des achats

La digitalisation, qui touche tous les secteurs de l'économie, n'épargne pas les achats. Toutefois, là où certains s'interrogent sur les bienfaits du numérique, nous ne pouvons ici qu'être enthousiasmés par l'arrivée de ces nouveaux outils qui représentent une valeur ajoutée certaine aux changements du métier ! En effet, la principale difficulté réside dans la capacité à pouvoir piloter les achats de manière efficace au regard des évolutions évoquées ci-avant. Pour y parvenir, les responsables doivent pouvoir compter sur des informations fiables et instantanées qui facilitent la prise de décision et la réactivité.

Au travers d'une plateforme digitale, l'acheteur va pouvoir se remettre au centre du processus et s'intégrer à l'ensemble des échanges... Après la création d'un appel d'offres soumit à une communauté ouverte de prestataires, ou une recherche spécifique sur un panel de profils référencés, un workflow décisionnel permet à chaque décisionnaire de valider les fournisseurs retenus. Qu'il s'agisse de critères de performances référencés dans l'outil ou de recommandations professionnelles provenant des réseaux sociaux, le choix réalisé est toujours éclairé. De la même manière, des grilles tarifaires permettent de s'assurer de la justesse du montant de la transaction et toute la documentation légale est intégrée à la plateforme. Puisque tout est organisé en amont du démarrage, l'acheteur peut jouer son rôle de sécurisation tout en intervenant dès le départ sur la construction du besoin.

D'un point de vue externe, le digital est aussi une formidable source d'opportunités puisqu'il permet l'ouverture à un écosystème d'experts. Si auparavant il était plus simple de compter sur un prestataire pour piloter un ensemble de consultants sur un projet, les nouvelles plateformes digitales permettent aux directions achats de travailler avec n'importe quel fournisseur : de la startup en passant par l'élève de grandes écoles, du consultant freelance leader dans son domaine à une PME présente localement, sans avoir à se soucier de les référencer et de les gérer administrativement parlant. Cette plateforme agissant comme point unique de contractualisation ! Les directions peuvent ainsi se libérer de la dépendance à leurs fournisseurs historiques. La concurrence devient ainsi plus saine. Ils ont une relation directe avec les consultants et limitent ainsi la sous-traitance en cascade.

Centralisation des informations, transparence, implication de tous les acteurs d'un même projet sur un référentiel unique, réduction des coûts... Le digital arrive à point nommé pour redonner du pouvoir à la fonction achat. En effet, alors que le contexte économique tend à la morosité, que les entreprises doivent faire face à une concurrence issue de pays émergents sans pour autant pouvoir indéfiniment faire croître leurs prix de revente, le levier des achats parait être un moyen de consolider les marges... Une situation étrangement similaire à celle des années 70. Doit-on à nouveau s'attendre à la transformation de la fonction achat ? Si c'est le cas, elle sera digitale !