[Tribune] Maîtriser le coût des impressions : un défi pour l'entreprise

Comme l'a fait remarquer un analyste britannique, l'encre d'une imprimante coûte aujourd'hui aussi cher qu'un champagne millésimé !

Toutefois, maîtriser ce coût n'est pas simple, surtout lorsqu'il s'agit de changer le comportement d'un personnel de plus en plus technophile.

Pour gérer les impressions, les approches traditionnelles consistent à mettre en place des mesures de contrôle physique ou fiscal. Ainsi, il est possible d'économiser le papier et l'encre en modifiant les paramètres par défaut pour imprimer recto-verso en mode brouillon, de facturer des frais d'utilisation par page aux départements, de supprimer automatiquement les files d'attente et d'imprimer directement à partir du panneau de commande de l'imprimante en saisissant un code d'accès pour éviter le gaspillage et renforcer la sécurité.

Malheureusement, ces mesures vont à l'encontre du besoin d'imprimer de l'utilisateur, elles ne tiennent pas compte des raisons motivant l'impression sur papier, pas plus qu'elles n'offrent d'alternative raisonnable. En réalité, elles ne font que déplacer le problème et contribuent à l'émergence d'une informatique souterraine et à la prolifération des imprimantes individuelles non partagées, avec, au bout du compte, des coûts plus élevés et moins de contrôle.

Pourquoi les utilisateurs ont-t-il besoin d'imprimer ?

Il existe essentiellement trois grandes raisons : l'impression aux fins d'édition, de lecture ou de partage des documents.

- Impression aux fins d'édition : un utilisateur final est en train d'éditer un long document mais le suivi des modifications et la comparaison des versions deviennent trop fastidieux. Il décide alors de l'imprimer et de se référer à la copie imprimée pour apporter des modifications à l'écran.

- Impression à des fins de lecture : un article intéressant du Washington Post explique que les utilisateurs préfèrent les documents imprimés pour leur plus grande facilité de lecture, de concentration et de synthèse.

- Impression à des fins de partage : l'utilisateur qui organise une réunion imprime sa présentation et la distribue aux participants afin que tous soient en possession des mêmes informations.

Face à la prolifération des appareils mobiles, l'impression à des fins de partage n'est plus aussi répandue. Aujourd'hui, il est très facile d'apporter un téléphone ou une tablette à une réunion mais les deux premiers motifs d'impression restent courants.

Une analyse fine des SI

L'analyse des systèmes d'information centrée sur l'utilisateur final consiste à collecter des données sur l'infrastructure informatique du point de vue de l'utilisateur final. La visibilité offerte permet d'évaluer l'expérience et les interactions réelles de l'utilisateur final avec les systèmes informatiques, indépendamment des renseignements fournis par le centre d'assistance.

Une application de cette technologie concerne la conception de l'espace de travail de l'utilisateur : la solution fournit des données opérationnelles, comme les tendances en matière de charge de travail et les mesures d'utilisation des services, et permet ainsi aux entreprises de concevoir un service optimal pour un scénario d'utilisation précis.

Après avoir déployé une solution d'analyse de l'infrastructure informatique centrée sur l'utilisateur final, les entreprises commencent à se poser diverses questions dont la suivante : " Quelles mesures pouvons-nous utiliser pour mieux comprendre la relation entre une conception d'espace de travail donnée et le comportement d'impression ? "

Les mesures à prendre

Si l'on s'en réfère aux scénarios d'impression à des fins de lecture et d'édition, les mesures pourraient consister à déterminer le nombre d'utilisateurs finaux possédant plusieurs écrans, ceux possédant un écran haute résolution et le nombre de pages imprimées par jour.

Ces données révèlent que les utilisateurs finaux qui possèdent un second écran ou un écran haute résolution impriment moins que les autres.

Grâce aux informations et connaissances fournies par les données analytiques des utilisateurs, les entreprises peuvent prévoir un plan d'action efficace et procéder à une intervention ciblée (par l'achat de nouveaux écrans ou d'écrans supplémentaires pour certains utilisateurs) tout en ayant la certitude que ces mesures réduiront véritablement les coûts et amélioreront l'expérience globale de l'utilisateur final.