[Tribune] Facture électronique : l'étape clé de la dématérialisation

A partir de 2017 pour les plus grandes entreprises et à compter de 2020 pour les plus petites, la facturation électronique sera obligatoire pour tous les prestataires directs de l'Etat. L'administration montre ainsi la voie vers la dématérialisation complète des process administratifs. La facture électronique est en effet le principal chantier des acteurs de la dématérialisation, un enjeu stratégique sur lequel il est primordial de communiquer en interne.

Du point de vue des clients finaux, les achats se dématérialisent massivement avec notamment l'essor considérable du e-­commerce et des services en ligne. Une transformation qui peine à s'étendre à l'intérieur des entreprises et dans les échanges entre entreprises elles-­mêmes. Si les solutions de GED (gestion électronique des documents) et d'EDI (échanges de données informatisées) se sont démocratisées, leur usage exclue encore trop souvent les opérations de facturation. Ainsi, seuls 5% des factures établies par les entreprises françaises l'ont été de façon dématérialisée. Un chiffre modeste mais encourageant pour les acteurs du secteur qui comptent sur l'évolution de la législation pour amplifier le mouvement. Si la tolérance du ministère de l'Economie, qui permet d'assimiler une facture papier numérisée à une facture électronique, a été prolongée en décembre 2014, elle prendra fin progressivement entre 2017 et 2020.

Des efforts sont également faits pour encadrer le traitement de ce type d'envoi entre entreprises : seules une dizaine de solutions ont ainsi pu obtenir la certification nécessaire pour que les factures qu'elles traitent aient une réelle valeur légale. Un agrément bienvenu puisque le principal frein du mouvement de dématérialisation des échanges reste la crainte que ce mode d'échange ne soit pas reconnu légalement ou du moins considéré comme une preuve moins fiable en cas de litige entre deux entreprises.

Au delà des appréhensions liées à sa valeur légale vis à vis des prestataires externes, la facture électronique rencontre également des obstacles psychologiques et organisationnels en interne. La dématérialisation des factures demande une réelle conduite du changement et une remise à plat des modes de transmission des documents entre services. Des formations doivent ainsi être mises en place à chaque nouvelle étape pour les services juridiques, opérationnels comme techniques.

Le mouvement de dématérialisation des flux ne fait que commencer et les obstacles sur sa route sont nombreux. Les surmonter demande d'accompagner ses équipes dans ce changement et d'avoir l'audace nécessaire pour transformer la culture d'entreprise. Mais le jeu en vaut la chandelle : gain de productivité, réduction des erreurs par l'automatisation et réduction des coûts sont à la clé.