[TRIBUNE D'EXPERT] Comment protéger son patrimoine immatériel ?

Dans « patrimoine » nous retrouvons une double idée : d’une part celle d’un bien qui a de valeur (informationnelle, contractuelle, réglementaire, …) et d’autre part celle d’un bien qui a une durée de vie supérieure à une génération, c’est-à-dire dont la période de rétention peut dépasser 25 ans. Dans « immatériel » nous retrouvons tous les biens qui ne sont pas des actifs matériels, à savoir les informations, les marques, les brevets, les engagements, les titres, les actes, … Conjuguons les deux et appliquons-les aux entreprises.

Le « patrimoine immatériel » est donc composé de pièces portant des engagements commerciaux, juridiques, réglementaires, mais également des éléments de propriété intellectuelle comme les cahiers de recherche, les marques et brevets, etc. Dans les entreprises, ce patrimoine immatériel est souvent mal identifié et le fond documentaire mal valorisé. Au-delà du travail classique de l’archiviste plan de classement, métadonnées,… la numérisation des fonds documentaires hétérogènes constitue une opportunité concrète et efficace d’agréger, d’unifier, de partager et de protéger ce patrimoine.

Les 3 enjeux vitaux pour une entreprise

Le premier enjeu est de protéger son patrimoine immatériel de recherches, à l’instar du laboratoire Solvay, qui l’a fait pour ses cahiers de laboratoire, ses résultats de tests, ses protocoles, etc. En effet ces éléments constituent, pour toutes les entreprises, un actif à valoriser et à défendre. Que deviendrait une entreprise qui n’investirait pas dans l’innovation ? Que deviendraient ces innovations si elles n’étaient pas protégées et partagées? Comment se défendre efficacement contre les contrefaçons, l’espionnage industriel si l’entreprise ne maitrise pas les éléments constitutifs de son patrimoine ?

Le second enjeu est relatif au fonds de commerce de l’entreprise à savoir : les relations contractuelles qu’elle entretient avec ses clients, ses partenaires, ses fournisseurs ; les bons de commandes qui l’engagent, les garanties qui la protègent, les contrats qu’elle doit faire respecter, etc. Une entreprise qui perd, dans un sinistre, son patrimoine documentaire, se met en danger de mort et ne peut plus faire valoir ses droits auprès de tiers. Outre la dimension de protection, il y a ici un enjeu de partage de l’information entre les différents services et un enjeu de transmission entre les différents collaborateurs qui se succèdent dans l’entreprise. Avec des collaborateurs d’une entreprise qui perdent en moyenne une heure par jour à rechercher des documents, il s’agit d’un gisement d’économie très important au regard des coûts de manipulation des pièces papiers. C’est l’une des raisons pour lesquelles le groupe Total a récemment décidé de faire numériser son patrimoine de « documentations techniques » afin de faciliter et sécuriser leur utilisation.

Troisième enjeu, le patrimoine informationnel concerne la vie sociale de l’entreprise : sa comptabilité informatisée, sa relation avec l’expert comptable, avec le réviseur des comptes, ses registres légaux, sans oublier les exigences supplémentaires du fait d’une cotation boursière. L’entreprise a donc des contraintes réglementaires, fiscales, sociales ou légales et ce patrimoine documentaire l’engage vis-à-vis des différentes administrations. La majorité des entreprises définissent une durée de vie de 99 ans pour ce type de documents : comment faire alors pour conserver des documents sociaux, parfois déjà aux formats numériques, sur une durée aussi longue ?

Enfin, il y a un enjeu de conformité avec par exemple Bâle, Solvency dans le monde de la Banque et l’Assurance, pour ne citer que ces réglementations. Si un établissement n’est plus en capacité de démontrer l’application stricte de ces cadres réglementaires il s’expose à des risques financiers évidents. Aujourd’hui, une entreprise qui perd, toute ou une partie de, ce patrimoine est en danger et ne peut plus démontrer la conformité de ses produits ni défendre ses innovations. Elle perd ainsi un niveau d’informations sur un plan commercial par (l’état de ses créances, de ses commandes…) et sera très vite en défaut vis-à-vis des administrations. Au-delà des risques, la valorisation de ce patrimoine, grâce à la dématérialisation, permet de l’utiliser comme un capital informationnel vivant. Il devient alors plus accessible, partageable et facilement utilisable. Les technologies évoluent, il est maintenant possible de manipuler des kilomètres d’archives ! Il existe aujourd’hui des processus industriels et des technologies permettant de numériser des kilomètres d’archives et de les transformer en images / textes exploitables (accessibles en recherche full text, via des tags,…). Nous le constatons dans le monde culturel avec la numérisation de millions d’ouvrages des bibliothèques telles que celles de la Bibliothèque Sainte Geneviève ou de la BNF.

Se constituer une base informationnelle accessible

Ces savoir-faire et les technologies utilisées sont aisément transposables dans le monde du patrimoine documentaire des entreprises. Une fois cette action de dématérialisation réalisée, les collaborateurs habilités se retrouvent face à une base informationnelle accessible aussi facilement que via un moteur de recherche sur Internet. Les archives mortes reprennent vie, de nouvelles combinaisons ou mises en perspectives sont possibles avec le Text Mining ouvrant le champ du Big Data. Le record management, permet ainsi d’intégrer la capture et le versement au fil de l’eau des nouvelles pièces produites, rendant plus aisé la valorisation de ses droits d’antériorité et la consolidation du patrimoine ancien avec des éléments plus récents. Autre évolution notable, la capacité à agréger des documents hétérogènes car, aujourd’hui, de nombreuses informations naissent au format numérique natif (télé-déclaration par mail, comptabilité informatisée…). Ce qui hier posait le problème de la gestion de formats duals est désormais résolu par la mise en oeuvre d’un projet de numérisation.

Ainsi un projet bien mené prendra en charge aussi bien la facture papier reçue par voie postale, qu’un fichier EDI importé depuis une plate-forme technique ou encore un mail signé électroniquement. La partie archivage numérique est, souvent, le bon socle pour homogénéiser les formats, les systèmes de nommage et les plans de classement.

La gestion du cycle de vie du document

Pour adresser la problématique des enjeux du patrimoine immatériel, il faut gérer le cycle de vie de ces documents. Concrètement, il s’agit de considérer que toute information pertinente a vocation à être versée dans le patrimoine immatériel. Ainsi au-delà du stock de documents, l’entreprise pourra traiter ses flux d’information. Le processus à mettre en place permettra de remonter au plus près de de la conception des documents (contrats commerciaux, documentation technique, paillasse de laboratoire…) pour capturer la pièce, « versionner » les différents versements. Cette culture du record management, qui nous vient d’une approche anglo-saxonne de l’archivage vivant, permet de partir du bon pied pour administrer le cycle de vie complet du document. De même le fait de faire la bonne ingénierie documentaire sur les flux sortants (apposition de code barre, référentiel de documents…) permet de préparer la gestion des flux retours.

Saviez-vous que 80% des flux entrants de documents concernant la phase d’entrée en relation, sont édités par l’entreprise qui les reçoit en retour (enquête, bon de souscription, contrat, questionnaire de santé…) ?

Lorsque l’entreprise se place dans le projet de traitement complet du cycle de vie des documents, elle se dote des moyens pour gérer, tracer et protéger efficacement ses flux sortants, entrants et circulants. Elles renforcent ainsi la conformité de ces traitements. Prendre conscience de l’importance de son patrimoine informationnel, mettre en oeuvre, avec des solutions technologiques innovantes, avec l’aide de prestataires spécialisés, un projet de numérisation de son fond documentaire et de dématérialisation de ses flux, est une clef de l’optimisation des processus métiers, une source significative d’économies, une protection de ses actifs immatériels et conforte la conformité réglementaire.

A lire

Le capital immatériel de l'entreprise : un défi pour les comptables et les managers

L’objectif de cet ouvrage est d’éclairer le non spécialiste sur les multiples facettes du capital immatériel. Il peut également contribuer à approfondir les connaissances des experts sur le sujet. La notion de « capital immatériel » est ici vue comme un terme englobant, regroupant différents sous-thèmes d’études (actifs incorporels, capital humain, capital intellectuel, goodwill, marques, ou encore R&D). Ce livre s’adresse aux enseignants-chercheurs, aux étudiants en master Sciences de Gestion ou Comptabilité-Contrôle-Audit, et plus généralement, à tous ceux qui s’intéressent et prennent part au débat sur le capital immatériel de l’entreprise (dirigeants, experts comptables, commissaires aux comptes, normalisateurs, pouvoirs publics, etc.).

Auteurs : Corinne Bessieux-Ollier, Elisabeth Walliser

Année de parution : 2011

Editeur : Editions EMS, Management & Société

Prix : 25,35 €