Solutions collaboratives - vers un décloisonnement des services

"Le digital en situation professionnelle a, au cours des deux dernières années, facilité l'accès à l'information utile (76%), permis de coordonner de manière plus fluide les activités (70%), facilité le rapport avec les collègues (65 %), aidé à travailler de manière plus aisée en situation de mobilité (62%), et permis d'être satisfait des outils collaboratifs proposés par l'entreprise (60%)". Telles étaient les conclusions d'une l'enquête menée en 2020 sur" l'état de l'art des mutations technologiques en entreprise" par le cabinet de conseil Lecko, spécialisé dans l'organisation de la transformation numérique. Pourtant, un paradoxe persiste comme le montrait cette étude : 91% des collaborateurs se déclaraient de plus en plus à l'aise avec le digital mais seuls 5 à 15% d'entre eux utilisaient régulièrement les nouvelles solutions collaboratives. Pourtant, le niveau de satisfaction des changements opérés dans ce domaine semble plutôt élevé.

Les initiatives destinées à favoriser l'adoption se présentent comme une des clés pour passer concrètement un cap en la matière. "Nous disposons d'un collaborateur qui travaille exclusivement dans ce domaine. Au sein des entreprises, il faut montrer et faire comprendre concrètement les intérêts et atouts d'une solution pour convaincre les utilisateurs finaux. Rien de tel que des cas d'usage pour y parvenir. C'est ce que nous privilégions", explique Daniel Gonzalez, directeur des alliances et des solutions chez Insight, spécialiste des projets de transformation digitale.

Des collaborations enrichies et plus agiles

Les fournisseurs de solutions de communication pour les entreprises proviennent historiquement de l'audio, de la visioconférence, du chat, ou encore de la gestion de projets collaborative. Quatre métiers qui convergent désormais, comme en témoignent les évolutions de Zoom ou Webex qui proposaient des services de visioconférence uniquement et dont les offres s'enrichissent pour pouvoir répondre à ces quatre besoins.

Le gain de simplicité et d'agilité qui en découle constitue une avancée notable en matière d'efficacité, de réactivité. A titre d'exemple, le constructeur automobile français PSA s'est équipé d'une solution collaborative à distance (ce, avant même que la Covid n'apparaisse). L'utilisation d'écrans interactifs permet de rapprocher des acteurs travaillant sur des continents différents et qui ont besoin de multiplier les échanges techniques pour pouvoir intégrer des recommandations ou faire évoluer certaines innovations. L'outil évite dès lors d'innombrables communications par email qui contribuent à retarder l'identification des besoins et la qualification précise de ces derniers par les prescripteurs. Toutes les activités multi-sites en particulier sont les premières bénéficiaires d'une telle solution collaborative. Par l'intermédiaire de photos à 360 degrés, il est possible de constater précisément comment s'organise un chantier ou la configuration exacte d'un projet industriel.

La personnalisation possible des environnements constitue un autre point clé. "L'actualité professionnelle qui intéresse un collaborateur n'est pas nécessairement la même que pour un de ses collègues. Tout dépend de sa fonction exacte, des informations pertinentes qui le concernent au premier chef. Chaque page d'accueil doit donc être différente. L'écosystème des collaborateurs avec lesquels on travaille le plus fréquemment doit également être accessible, tout comme des fonctionnalités personnalisées. Le recours à l'intelligence artificielle peut d'ailleurs être intéressant dans ces cas pour réorganiser par exemple les icônes en fonction des services les plus utilisés", explique Daniel Gonzalez.

Convergence des offres

48% des professionnels de l'IT consacreraient plusieurs semaines par an uniquement à la renégociation de leurs contrats fournisseurs. C'est ce qu'indique une enquête réalisée par la société Ivanti, spécialisée dans les solutions IT unifiées. 50% d'entre eux déclarent également travailler avec au moins 11 fournisseurs différents. Le besoin de rapprocher les systèmes en place est identifié comme un levier d'amélioration important des collaborations. Les principaux avantages cités relatifs à une configuration IT unifiée sont la cohérence des données entre tous les systèmes et services IT (70%), l'amélioration de l'expérience utilisateur (61%), la facilité d'utilisation (60%), ainsi que des processus plus cohérents et alignés entre tous les services IT (59%).

Pour Jean-Marc Vincent, responsable Bureau d'Etudes Banque Digitale pour LCL, "la capture documentaire électronique, la conversion et la transmission automatique des fichiers PDF qui en découlent ou encore la signature électronique font partie des incontournables pour gagner en réactivité, car les documents numérisés permettent de déclencher automatiquement des processus. Les gains de temps se font donc à plusieurs niveaux."

La convergence et la simplicité des outils passent aussi par l'interopérabilité. Le géant américain Microsoft a fait de cet aspect une force, ce qui explique en partie son omniprésence sur le marché, par le biais des outils Microsoft 365 et Microsoft Teams. Ce dernier fait d'ailleurs figure de must have dans les grandes organisations, car bon nombre de logiciels de téléphonie s'inter-opèrent avec la solution.

Le rapprochement des offres devient toujours plus fréquent, à l'image du spécialiste des solutions de communications unifiées Foliateam qui propose une offre adossée à la technologie RealConnect de Polycom. L'une de ses spécificités est de se coupler aux environnements Microsoft. Un point essentiel pour bénéficier d'expériences globales plus fluides. L'offre est d'autant plus intéressante pour les organisations utilisatrices de la suite Microsoft 365 et désireuses de s'ouvrir à des solutions de visioconférence plus intégrées.