La RPA booste la productivité des départements achats

"La plupart des besoins d'optimisation de nos clients se situent dans le périmètre de la gestion des fournisseurs à cause notamment de la volumétrie globale de l'information à aller chercher, à vérifier et à mettre à jour, des nombreuses connexions avec le SI et de la nécessité d'enrichir à partir de nombreuses sources externes", a indiqué Sébastien Dumas, VP Marketing & Business Development chez Synertrade, à l'occasion d'une matinale organisée mi-février avec UiPath (fournisseur d'une plateforme logicielle de RPA) sur le thème "La RPA appliquée aux achats".

Sébastien Dumas a alors évoqué plusieurs exemples dont celui d'une grande entreprise du secteur pétrole et gaz, leader mondial sur son secteur et présentsur quatre continents, qui utilise la RPA pour créer de nouveaux fournisseurs dans son système d'information achats. Les "relais locaux", ses employés chargés de cette mission, qui reçoivent une vingtaine de demandes chaque jour, passent une bonne partie de leur temps à créer des fournisseurs dans la plateforme achats par des couper-coller. Au final, il s'écoule entre quinze jours et trois semaines avant qu'un nouveau fournisseur soit référencé. La RPA a permis de réduire ce délai à quatre minutes, de la requête envoyée par e-mail au robot à l'apparition du fournisseur dans la base de données.

Sébastien Dumas a ensuite parlé d'une grande PME-PMI du secteur tertiaire qui voulait donner davantage de visibilité sur ses fournisseurs à ses acheteurs lors des appels d'offres mais qui n'avait pas d'accès à des data de partenaires spécialisés. Elle souhaitait commencer par utiliser l'open web pour enrichir ses données mais ne disposait pas des ressources et compétences techniques. Grâce à la RPA, elle peut désormais recevoir les informations publiques du web (cours de bourses, dernières news...) sur ses fournisseurs.

Productivité en hausse, ROI en vue

Afin de se conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018, une entreprise internationale de l'industrie utilise la RPA pour anonymiser ses données dans l'ensemble de ses systèmes afin de répondre aux potentielles demandes de fournisseurs ou d'anciens salariés. Une banque européenne optimise la gestion des crédits entreprises dans ses agences bancaires avec UiPath. La soumission et l'examen des demandes de crédit sont automatisés ainsi que la consultation des historiques. Après un an de production, la banque a pu constater une réduction de 95% du temps moyen de traitement des dossiers et un Service Level Agreement (SLA) multiplié par trois.

Un constructeur automobile allemand a fait appel à UiPath pour automatiser le processus de demande d'achat et d'acquisition de ses clients. Le papier a été remplacé par un portail web qui alimente les demandes d'achat dans le robot UiPath. Celui-ci saisit les informations dans l'application financière en back-office, vérifie les approbations par courrier électronique, puis crée automatiquement les bons de commande. Il en a découlé une réduction moyenne du temps de traitement de 78% et le retour sur investissement a été atteint au bout de huit mois.