Quels outils pour travailler en mode projet ?

Publié par Olga Stancevic le 6 sept. 2019 - mis à jour à 00:00

Du travail simultané sur un même fichier à la planification des tâches, la gestion d'un projet d'équipe est facilitée par les outils informatiques.Bref aperçu de toutes les possibilités.

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Paul cherche les partenaires commerciaux, Sandra gère la logistique, Anne s'occupe du contenu ... Un cas de figure typique de l'organisation d'un événement ou, plus généralement, du travail en mode projet, qui requiert l'implication de plusieurs salariés. Ceux-ci doivent échanger entre eux, se répartir les tâches à effectuer, prévoir un planning et le respecter, travailler en commun sur des documents partagés...

"Les outils de travail classiques peuvent alors être dépassés, estime François Desmottes, fondateur de Nuxly, société de conseil en informatique pour PME et start-up. Notamment, continuer d'utiliser sa boîte e-mail habituelle pour un projet comporte des risques de perte de messages." Avec le développement du cloud, les solutions pour gérer le travail collaboratif se sont multipliées, offrant la possibilité de travailler à distance avec ses coéquipiers.

Témoignage

"Nous suivons l'avancée du projet à tout moment" - Vincent Dreyfus, dirigeant fondateur de Legalyspace

La plateforme d'échanges de documents Legalyspace propose à ses clients entreprises une solution pour dématérialiser et gérer leurs pièces de façon sécurisée. Il peut s'agir de contrats de travail, de bulletins de paie, de factures et autres devis, dont la valeur légale est garantie par la PME girondine. "Nous travaillons en mode projet pour les besoins de la production, notamment avec notre prestataire Nuxly, qui nous accompagne dans la mise en oeuvre opérationnelle", explique Vincent Dreyfus, dirigeant fondateur de Legalyspace.

Les services de la plateforme doivent évoluer en permanence pour rester dans la réglementation et répondre aux besoins des clients. "Nous utilisons donc Trello, ou encore Redmine, afin de pouvoir gérer la coordination en interne des différentes tâches que l'on doit effectuer, savoir où l'on en est et avoir une vision schématique." Legalyspace a notamment utilisé Trello au moment où elle a dû changer ses serveurs, une opération lourde, menée avec son prestataire Nuxly, durant laquelle, l'un à Mérignac et l'autre à Paris devaient travailler de concert.

"L'intérêt est de pouvoir suivre l'avancée du projet à tout moment, par exemple lors d'un déplacement" , ajoute Vincent Dreyfus. Trello est aussi utile lorsqu'il faut communiquer en interne lors de la mise en place de nouvelles fonctionnalités, développées par Legalyspace pour ses clients : validation de tel ou tel visuel, de tel écran ...

Legalyspace

Partage, signature et dématérialisation de documents
Mérignac (Gironde)
Vincent Dreyfus, fondateur et gérant, 45 ans
SARL > Création en 2009 > 7 salariés
CA 2018 NC

Outil métier ou généraliste

"Il est possible d'utiliser les fonctionnalités collaboratives d'un outil métier, par exemple, une solution pour le bâtiment, explique Laurent Hazout, directeur général d'IPE Solutions informatiques, société de conseil. Ou d'opter pour un outil généraliste dédié aux projets. Il faut alors choisir un partenaire reconnu, pérenne et avec un support." Ce consultant conseille, notamment, à ses clients Sharepoint, de la suite Microsoft 365, qui permet de collaborer sur du contenu dans des sites d'équipes dédiés, de communiquer, de stocker le travail... Mais aussi Oodrive, éditeur français.

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