POC vs Cadrage : choisir sa maîtrise du risque

" Procéder à des mises en situation afin de prendre le temps nécessaire pour valider chaque point. " C'est ainsi que Vincent Bouffart, directeur des achats indirects chez Leroy Merlin, décrit l'opération de cadrage fonctionnelle telle qu'elle a été déployée au sein de son entreprise avant de mettre en place sa solution e-achats. Une sorte de POC à 360°, synonyme de tests particulièrement poussés.

Le cadrage permet de fédérer l'ensemble des équipes qui peuvent réfléchir au sujet sur une période de temps relativement importante, à l'inverse d'un POC (Proof Of Concept) classique où il s'agit simplement de consacrer quelques heures aux activités, ce qui a comme conséquence de rester à la surface des choses. " Avec un cadrage, des créneaux horaires sont attribués à des salariés dans l'entreprise, pendant lesquels des ateliers sont mis en place avec des missions pour chacun d'entre eux. On parvient ainsi, à l'issue du processus, à estimer facilement la capacité de l'outil à répondre aux besoins et les modules additionnels à développer pour satisfaire les attentes ", explique Vincent Bouffart.

Du côté de l'éditeur, ce travail a également un intérêt car il lui permet de mieux identifier les fonctionnalités auxquelles la solution devra pouvoir répondre dans sa prochaine version. L'avantage du cadrage est de se sentir préparé et investi dans l'acquisition de la future solution déployée avec des équipes ayant une obligation de présence et de production. Avec les POC, la mise en place des opérations est gratuite et n'est pas détaillée. " Ils ne permettent pas de conclure de manière catégoriquement sur l'efficacité de la réponse apportée à la demande fonctionnelle exprimée ", résume le responsable.

Une approche différente

Avec les POC tels qu'ils sont mis en place traditionnellement, la phase de test est rapide. L'outil confié à l'entreprise est généralement l'outil standard. On procède à des opérations simulées sur quelques factures, quelques demandes d'achats. " Après une petite période 3 jours, il faut apporter une réponse sur l'adoption ou non de la solution ", indique Vincent Bouffart. Un POC a pour objectif de ne prendre en considération que le coeur de l'activité : on vérifie par exemple que la demande d'achat fonctionne, qu'elle fait appel à un catalogue et que les écritures comptables existent. " A l'inverse, notre démarche de cadrage s'est traduite par 3 semaines entières de travail pendant lesquelles 3 experts de l'éditeur étaient sur place. Des relectures de compte-rendu ont été faites à chaque fin de journée d'atelier. Nous avons fait un point avec le responsable de développement à la fin de chacune des 3 semaines. Cette approche nous a permis de travailler par séquence (sourcing, contrat, provisions comptables...) et de tester la totalité des branches fonctionnelles ", illustre-t-il.

Il importe que l'opération soit payante, selon lui, afin de garantir que l'éditeur s'investisse dans le projet en mettant à disposition ses meilleurs éléments. S'il n'est pas défrayé comme un prestataire, le danger peut être de voir un commercial intégré le cadrage en lieu et place d'un responsable de programme qui est le mieux à même de juger des adaptations à faire pour répondre aux besoins du client. Leroy Merlin a ainsi consacré 15 % du budget de l'ensemble du projet de cadrage à cet accompagnement.