Outils e-achats : faut-il céder aux sirènes du procure to pay ?

Comment maîtriser votre budget grâce au procure to pay ? Le thème de la table ronde organisée le 18 juin dernier par Althéa, cabinet de conseil spécialiste de l'accompagnement du changement, et B-Pack, éditeur d'une solution P2P éponyme, enfonce le clou planté par les stratèges de la digitalisation des achats. En couvrant dans leur périmètre d'action l'ensemble des taches liées à la fonction mais aussi, au-delà, à la supply-chain, les outils dédiés mettent sous contrôle l'actionnement quasi-mécanique d'importants leviers de compétitivité. Ce qui permet, in fine, à l'acheteur et l'ensemble de ses affilés de se recentrer sur leur mission stratégique. Voilà pour la théorie. Alors qu'une étude révélée au début du mois fait un bilan en demi-teinte du marché, qu'en est-il, vraiment, de la pratique ? Le point sur la question avec les témoignages de trois professionnels des achats - utilisateurs ou prospects - parmi les intervenants à la table ronde.

Moderniser les achats

"Optimiser le système d'achats pour le rendre innovant et collaboratif dans une logique de croissance". Ainsi Jérôme Dancourt, responsable systèmes projets à la direction financière de Sita Suez Environnement résume-t-il le plan, entre la feuille de route et la liste de voeux, qui a conduit le numéro un français de la valorisation à mettre en place " Mozaic ". Soit un programme de transformation global des achats qui comprend 3 axes :

-Homogénéisation des process ;
-Normalisation des référentiels fournisseurs ;
-Numérisation des factures.

"D'une méthode à l'ancienne à un outil digital unique"

D'où acte. En 2013, exit les achats "à l'ancienne", décentralisés et dépendants d'un attirail d'outils papiers ; Sita bascule dans l'ère de la normalisation via un outil digital unique. Retenu à l'issue d'un appel d'offre, B-Pack a été déployée sur l'ensemble des sites de la filiale. Son champ d'action : la demande d'achats, la commande, la réception et le rapprochement facture - le tout tant sur les achats directs que directs. En guise de bilan, quelques chiffres sont éloquents : 3700 utilisateurs, 85 fournisseurs actifs, 715 000 factures fournisseurs / an. Pour donner une mesure du chemin parcouru, Jerôme Dancourt rappelle que le service achats était inexistant en 2007. Pas question pour autant de s'arrêter là. Notant de "fortes perspectives d'évolution de l'outil alignées avec les objectifs stratégiques", établis en interne par Sita, le directeur achats dresse la liste des futures taches confiées à l'outil: portail fournisseur ; gestion des budgets ; amélioration du catalogue ; punch out ; factures électroniques ; approbation sur terminaux mobiles ; optimisation du rapprochement factures.

"Des ROI en moins de 6 mois !"

"Rendre les achats... aux achats.

Même problématiques de départ et, essentiellement, même conclusions chez RCI Banque qui figure parmi le portefeuille clients de B-pack depuis 2013. Le directeur achats de la filiale du groupe Renault, Jean-Christophe Labarre, va pour sa part jusqu'à ériger la solution P2P au rang d'outil RH. Un enjeu clairement mesuré et pris en compte dans le cahier des charges. "Nous ne voulions plus de décision prise dans une tour d'ivoire". En phase avec la tendance du "collaboratif", la banque affiche, au contraire, sa volonté de rendre les achats... aux achats. Impliqué dans la mise en production de l'outil, le service en est le seul administrateur. Un point rendu possible par une caractéristique phare de l'outil : son côté "user-friendly". Résultats : "Des ROI en moins de 6 mois !", s'enthousiasme Jean-Christophe Labarre, qui cherche à mettre fin aux préjugés distillés par les plus réfractaires au changement : "Il est possible de tout mettre en place sur une période très courte".

Passer du "cost-killing" à la création de valeur

"Devenir un meilleur client."

Quoique n'ayant pas pour sa part déployé d'outil P2P, Emmanuel Faudais, directeur des achats au sein du groupe UCPA ne fait pas moins l'éloge de la formule, qui représente à son sens pour la profession un changement de paradigme: "Passer du rôle de cost-killer à la création de valeur". Une mission ambitieuse qui ne peut néanmoins être prise en charge que par un service achats mature. "Tout est une question de moment", précise ainsi celui qui a pour mission au sein du groupe, spécialiste des loisirs sportifs, de construire la stratégie achats. Acteur revendiqué de l'économie sociale, il doit certainement à ce terreau une autre ambition qu'il met au rang des finalités de l'outil : "Devenir le meilleur client possible pour les fournisseurs". Une ambition noble non déconnectée des réalités économiques, à l'heure où ces derniers prennent parfois le pouvoir vis à vis des donneurs d'ordre.