Les enjeux de la dématérialisation des documents

L'étude réalisée en mars 2013 par Ipsos, auprès de 200 entreprises, pour le compte d'Electrogeloz, révèle qu'en matière d'impression, les coûts constituent leur première préoccupation (94 %), loin devant les problèmes d'organisation (52 %) et la gestion du temps (49 %). Dès lors, pourquoi n'externalisent-elles pas cette fonction, qui mobilise du temps et dont l'enveloppe budgétaire peut représenter jusqu'à 3 % du chiffre d'affaires dans certains grands groupes ? " Tout simplement, parce qu'elles n'en connaissent pas les avantages ", répond Sébastien Moreau, directeur général d'Electrogeloz.

Confier la gestion de l'impression à un prestataire unique permet non seulement d'optimiser ses frais mais aussi de gagner en productivité. " Avec notre solution Ozalid, la réduction des coûts d'impression peut atteindre jusqu'à 50 % la première année, puis 10 % à 30 % les années suivantes ", argumente Sébastien Moreau. Autre avantage : l'acheteur bénéficie des solutions d'e-procurement qui facilitent la prise de commandes et la livraison des documents imprimés dans les agences, les bureaux ou les points de vente de l'entreprise, si celle-ci gère plusieurs sites.

Les directions des achats sont également déchargées du sourcing et de la sélection des fournisseurs, puisque le prestataire connaît les acteurs du marché et ceux dont la démarche environnementale est irréprochable. Le prestataire fournit aux acheteurs les outils de pilotage de l'impression, les reporting de consommation et des informations sur d'éventuels dysfonctionnements, afin qu'ils puissent disposer de tous les éléments pour prendre leurs décisions. " Nous nous engageons à sécuriser le partenariat fournisseur et nous développons d'ailleurs, en collaboration avec les acheteurs, des dispositifs permettant de mesurer l'amélioration de la relation ou le niveau des performances ", souligne Hugo Weber, directeur du développement du groupe Print co, agence spécialisée dans le print management et l'e-procurement.

Quels impacts sur la sécurité des données ?

L'externalisation de l'impression pose naturellement la question de la sécurité des données. De nombreuses entreprises protègent leurs informations confidentielles en sécurisant leur système informatique contre les menaces externes, tels que les virus ou les piratages informatiques. Mais comment gèrent-elles la sécurité des documents physiques imprimés ? La perte d'informations peut résulter de l'oubli de documents dans les systèmes d'impression, de reproductions, de vols ou de numérisations non autorisées. Selon une étude CSA pour Fellowes, réalisée en 2013, près de huit millions de Français laissent leurs informations confidentielles à la vue de tous, au bureau ou chez eux. L'une des solutions préconisées par Fellowes est l'utilisation systématique d'un destructeur, par exemple en coupe croisée.

Par ailleurs, les copieurs font partie intégrante de l'infrastructure IT, sur lesquels transitent et sont stockées des données qui doivent être protégées de tout détournement illicite. Spécialiste de la gestion de documents, Kyocera propose des solutions qui permettent de déceler les failles des dispositifs de sécurité et de les corriger grâce à des fonctionnalités spécifiques, telles que l'authentification des utilisateurs, la restriction (ou le verrouillage) de certaines fonctions, la pose de filigranes ou de protections sur des documents imprimés ou encore l'encryptage des données stockées sur les disques durs et des documents scannés. Autant d'outils qui permettent à la direction des achats de mieux contrôler la production et la consultation des documents.

Cap sur la dématérialisation

Les acheteurs sont-ils réfractaires, ou du moins réticents, à déployer un dispositif de dématérialisation ? D'après la 5e édition de l'étude sur l'e-Achats 360°, menée par le MBA IMA de l'Université Léonard de Vinci et Demat-Infos, il semble que les anciens process soient encore bien enracinés. Si le taux d'équipement en solutions d'e-achats reste encore faible en matière de dématérialisation, celle des factures devrait cependant le booster, puisque 42 % des entreprises projettent de s'y mettre d'ici 2015. L'autre tendance qui se dégage de cette étude est la confirmation que les directeurs des achats apprécient l'efficacité des fonctions collaboratives des solutions progicielles. Enfin, le recours aux places de marché est encore peu développé mais les auteurs de l'enquête l'expliquent par le positionnement des offres, plutôt orientées PME et ETI.

Queeby, qui se présente comme le spécialiste des factures B to B, a mis en ligne un outil qui permet de calculer instantanément, sur la base de sept critères, le coût de traitement annuel des factures et de le comparer avec ce qu'un tel traitement aurait coûté s'il avait été dématérialisé. Par exemple, pour 10 000 factures couleur d'une page, affranchies avec une machine et mises sous pli manuellement, le budget annuel est de 11 240 euros contre 1 900 euros avec Queeby.

" En matière de factures fournisseurs, la suppression de la saisie en début de chaîne, grâce aux technologies de lecture automatique de documents (LAD), est l'un des premiers vecteurs d'économies générées par la dématérialisation, explique Jean-Louis Sadokh, p-dg d'Azur Technology, dans GPO Magazine. Les comptables, déchargés de la saisie des factures entrantes, se consacrent à des tâches à plus forte valeur ajoutée. L'entreprise réalise ainsi, dès la réception de la facture, d'importants gains de productivité ". Les technologies de la dématérialisation permettent également de centraliser l'ensemble des factures en réception, quel qu'en soit le format (papier, mails, Internet) et de mettre en place un processus de gestion unique. Le traitement des factures fournisseurs gagne alors en fluidité et en rapidité. Les litiges sont détectés en amont, les fournisseurs payés plus rapidement et leur satisfaction améliorée. " Une démarche qui sera d'autant plus intéressante et rentable pour les entreprises en multi-sites, précise Jean-Louis Sadokh. La dématérialisation leur offre l'opportunité de mettre en place un workflow de validation et de s'assurer du respect des conditions commerciales passées avec le fournisseur. L'entreprise gagne sur la qualité et la rapidité des process ".

Dans le secteur public, selon Markess, le top 3 des chantiers numériques des ministères et des agences de l'État pour la période 2013-2015 concerne en premier lieu la dématérialisation des documents et des processus (workflow, archivage électronique, gestion des documents entrants), en second lieu les services numériques pour les usagers (services en ligne sur le Web, sur mobile, gestion des flux entrants et sortants) et dernier lieu la production et l'analyse des données internes (tableaux de bord, gestion de données de référence, extraction). Mais les budgets IT ne sont pas toujours à la hauteur des objectifs, puisque 13 % seulement sont en hausse, 30 % restent stables et 32 % sont en baisse.

Dans le secteur privé, il semble que la position des entreprises à l'égard de l'archivage des documents évolue. Dans sa dernière étude, publiée en mars 2014, le cabinet Markess constate notamment que 30 % des décideurs estiment que leur organisation est mature en matière d'archivage de contenus et de documents. Certains secteurs sont plus actifs que d'autres, comme la banque-assurance, où la notion de gestion du risque est plus développée et où l'archivage est considéré comme un facteur de maîtrise des risques. Mais les managers s'interrogent : comment bénéficier d'une solution globale qui combine production et archivage, papier et numérique, pour optimiser les coûts tout en bénéficiant d'un système de gestion mixte print/numérique de qualité ?

Une poignée d'offres

Selon la quinzaine d'acteurs du marché, les entreprises sont à la recherche de suites logicielles complètes, ergonomiques et dotées de modules favorisant la mobilité. Si la dématérialisation du traitement des factures fournisseurs constitue un sujet de préoccupation dans les entreprises, elles sont encore peu nombreuses à s'être attelées à la rationalisation de leur processus de demandes d'achat, qui reste encore hautement manuel et peu normé.

Parmi les offres récentes, l'éditeur de solutions d'automatisation des processus documentaires, Esker, a lancé au printemps dernier un outil de gestion des commandes d'achat. Disponible en cloud computing, cette nouvelle brique complète la suite logicielle d'Esker afin d'automatiser et de dématérialiser l'ensemble du cycle purchase to pay, de la demande d'achat jusqu'au traitement du paiement de la facture fournisseur. " Dans le cadre des achats indirects, la demande d'achat est le parent pauvre du cycle purchase to pay. En étendant notre solution à la gestion des commandes d'achat, nous offrons aux entreprises la possibilité de dématérialiser ce cycle de A à Z, afin de l'accélérer et de le fiabiliser ", explique Jean-Michel Bérard, président du directoire d'Esker.

Comment gérer les flux sortants ?

Tessi Documents Services a lancé, fin septembre, une nouvelle solution de lettre recommandée électronique (LRE) qui permet de piloter la production et l'envoi de courriers recommandés, de façon totalement numérique. Un enjeu important pour les entreprises et les administrations puisque les courriers recommandés sont, par nature, des pièces sensibles dans la gestion des relations avec les clients, partenaires, administrés ou collaborateurs. Bee Post LRE, du nom de cette solution, automatise chaque étape du processus de production et d'envoi des courriers. Il confère aux émetteurs, comme aux destinataires, un accès multi-supports (ordinateur, tablette, smartphone), une distribution des plis en temps réel, ainsi qu'un accès à la plateforme 24h/24 et 7j/7. La solution permet la conservation pendant un an du document original, de son empreinte informatique et de l'historique des événements associés à son envoi, à sa distribution et sa réception. Archivée dans un coffre-fort à valeur probatoire, la LRE est rendue accessible et consultable pendant un an par son destinataire.

Tessi a ainsi renforcé les étapes de sécurisation de son processus en termes de gestion de la preuve numérique (horodatage des événements d'envoi, distribution, accusé de réception électronique historisant tous les éléments tels que la signature, le scellement et l'archivage à valeur probatoire de l'enveloppe de preuve). La traçabilité et le suivi sont assurés de bout en bout (interface de suivi de chacun des plis émis, notifications à l'expéditeur quel que soit le statut, conservation de 100 % des courriers, accessibilité à 100 % des plis quelle que soit la filière de distribution, électronique ou papier). En outre, parce que de multiples raisons peuvent engendrer la reprise d'une LRE en filière postale (courriers non réclamés ou non distribués, adresse numérique non distribuable), Tessi Documents Services accompagne sa solution d'un service éditique traditionnel et productif pour une délivrance de 100 % des plis. Ainsi, Bee Post LRE réduit à zéro les frais d'affranchissement et de consommables. Écologique, la solution permet de réduire l'empreinte carbone et s'inscrit pleinement dans la démarche éco-responsable des entreprises.