État des lieux de la facture électronique

La facture électronique gagne du terrain, mais le papier reste encore majoritaire: tel est le principal enseignement de l'édition 2016 du rapport annuel "E-Invoicing / E-Billing - Digitisation and Automation"⁽¹⁾, réalisé par Basware, spécialiste de la dématérialisation des processus financiers en entreprise, en partenariat avec Billentis.

En 2016, selon le rapport de l'éditeur, 30 milliards de factures électroniques devraient être générées dans le monde, sur un total d'environ 370 milliards de factures. Selon les pays, la dématérialisation connaît une croissance allant de 10 à 20%, notamment en Europe et en Amérique latine. Mais dans certaines zones géographiques, le papier reste très majoritaire, particulièrement en Asie et en Afrique.

Les moteurs de la facturation électronique

Quels sont les facteurs qui incitent les entreprises à basculer vers la dématérialisation des factures? L'étude relève un certain nombre de paramètres qui devraient accélérer son déploiement. En première ligne, la réduction des coûts de traitement des factures et des délais de paiement. En effet, la gestion électronique des factures (envoi, réception, traitement, paiement...) permet de réduire de 60 % à 80 % leur coût de traitement. Elle permet également d'optimiser les flux de trésorerie et d'améliorer les relations avec les fournisseurs, tout au long de la chaîne d'approvisionnement: réduction des temps de traitement, des risques d'erreurs et/ou de retards de paiement par rapport au format papier.

Le rapport de Basware souligne également que les retards de paiement sont souvent le fait d'informations erronées figurant sur les factures. La dématérialisation permet d'améliorer significativement la qualité des données de facturation et de réduire ainsi la gestion des exceptions (qui représentent en moyenne entre 20 et 30 % de l'ensemble des factures traitées).

L'avenir de la facture électronique

Aujourd'hui, les factures PDF représentent les trois quarts des factures électroniques envoyées. Du fait de la maturité des entreprises, la dématérialisation complète des échanges de données (au format XML) devrait s'accroître dans les prochaines années.

Avec l'essor de la digitalisation, les organisations vont également devoir mettre en oeuvre des workflows et des solutions d'archivage digital des factures, qui leur permettront de gagner en réactivité et en efficacité en cas d'audit financier. Dans les organisations les plus matures, la dématérialisation entraînera une amélioration du cycle complet purchase-to-pay et order-to-cash.

Du côté des achats publics

Le secteur public représente à lui seul jusqu'à 18% des achats dans un pays, mais seuls 5% des achats publics font l'objet de processus dématérialisés, selon Basware. Les initiatives gouvernementales jouent un rôle fondamental dans l'adoption de la facturation électronique et des systèmes associés. L'Union européenne cherche aujourd'hui à moderniser l'administration publique via des processus d'approvisionnement et de facturation entièrement digitalisés, qui devraient impacter plus de 100 000 administrations d'ici 2018.

(1) Rapport établi à partir de données publiques consolidées et d'études de marché réalisées auprès de plus de 15 000 entreprises et 10 000 consommateurs, dans plus de 50 pays. Le rapport dresse un état des lieux du marché mondial de la facturation électronique.