[Fiche pratique] Licences logicielles: acheter groupé ou au fur et à mesure des déploiements?

... en souscrivant des contrats globaux pluriannuels... et cela n'est peut-être pas complètement faux, mais à condition de prendre en compte une série de facteurs.

Assurer des revenus réguliers et pluriannuels est une priorité pour les éditeurs qui favorisent alors les achats groupés

Rien n'est plus rassurant pour un éditeur, qui plus est en clôture d'année fiscale, que de signer un contrat global d'entreprise qui représente une garantie de revenus réguliers pour les années à venir.

Cette situation crée généralement un terrain plus propice aux clients qui se trouveront face à des éditeurs davantage enclins à accorder un taux de remise important ou à concéder des dérogations afin d'atteindre leurs objectifs commerciaux. Cela rejoint également la logique des modèles de pricing évoluant majoritairement vers la souscription afin de fidéliser sur base annuelle ou pluriannuelle un socle de clients important en contrepartie d'un prix unitaire plus bas, tout en se protégeant des problèmes majeurs de non-conformité.

Comment les clients doivent-ils donc s'y prendre pour savoir s'ils achètent "juste", c'est-à-dire au juste prix et dans les bonnes proportions ? Le risque est en effet d'être poussé par l'éditeur vers un contrat trop généreux qui reflète tel un miroir grossissant les besoins de l'entreprise. Il est donc fortement conseillé d'établir, bien avant le début des négociations, un business case détaillé permettant de déterminer un seuil de remise sur la base des quantités strictement nécessaires et d'établir une liste de produits bien spécifiques pour éviter les achats superflus. Les contrats de type Entreprise permettent en effet plus de flexibilité dans les déploiements et une gestion plus aisée des variations de volumes. Toutefois, ils pourraient s'avérer moins avantageux en cas de déploiement lent car un stock de licences viendrait à se créer. Si le client a une connaissance précise de ses inventaires et de la roadmap des déploiements dans les mois suivant l'achat grâce à une démarche de Software Asset Management, il lui sera alors possible de doser correctement ses achats. Pour faire face à des hausses plus importantes, il est prudent de geler ou de plafonner en phase de négociation les prix futurs afin de tenir sous contrôle les dépenses imprévues et de bénéficier des mêmes conditions commerciales pour l'ensemble des produits.

Négocier un cadre contractuel unique c'est aussi simplifier sa gestion des licences et gérer plus aisément d'éventuels changements de métrique. En effet, toutes les licences se rapportent de manière homogène aux mêmes conditions contractuelles, le renouvellement de maintenance est unique et les produits sont en général alignés sur les mêmes métriques, même s'ils sont issus de périodes d'achat différentes. En cas de changement important de métrique (par exemple dans le cas du passage du on premise au SaaS ou d'une modalité de comptage passant du processeur au coeur) l'ensemble du parc peut alors être plus facilement converti en accord avec l'éditeur.

Gérer des achats au fil de l'eau requiert rigueur et anticipation et le client n'est pas à l'abri d'un fort risque de complexité et d'obsolescence

Les principales difficultés des achats au fil de l'eau résident dans la gestion d'un portefeuille de licences composé de versions, éditions et métriques souvent hétérogènes, évoluant au gré des campagnes d'achat. Cela se traduit également par une plus grande complexité du processus de demande et d'achat : faut-il acheter en avance en fonction d'une roadmap des projets IT, au fur et à mesure des déploiements effectifs, une fois ou plusieurs fois par an, avec ou sans support ?

- Achats au fur et à mesure sans maintenance active

Sans un monitoring strict et fréquent des inventaires et une vision globale et à jour des achats, les risques de non-conformité ou d'over deployment se trouvent accrus. La gestion opérationnelle des licences est également plus difficile concernant l'attribution de logiciels de versions différentes pouvant générer des conflits ou être sujets à un problème d'obsolescence dans le cas de licences acquises sans support. Le travail de réconciliation est d'autant plus long s'il est fait sans outils spécifiques : à partir d'un certain volume et, en particulier en présence d'un portefeuille de produits complexe (mêlant plusieurs types de métriques et de versions qu'il est alors nécessaire de reconduire aux installations), il est fortement conseillé de se doter d'un système de gestion des licences automatisé pour archiver les bons de commande et industrialiser la réconciliation et l'allocation correcte des logiciels en fonction des versions et des éditions achetées.

Les économies d'OPEX réalisées dans le cas d'achats sans support peuvent parfois se traduire en investissements importants de remise à niveau - ou refresh technologique - plusieurs années plus tard, une fois arrivé au terme de la période d'extended support, en raison de problèmes de compatibilité ou de failles de sécurité (cf schéma ci-dessous). Le parc de licences est-il prédisposé dans son entièreté pour un éventuel passage à de nouvelles logiques ou bien est-il nécessaire de le mettre à jour complètement par le biais de nouveaux achats ? Certaines conditions d'utilisation peuvent se vérifier de manière unilatérale (après une simple notification de l'éditeur) et les produits les plus anciens peuvent dans certains cas se révéler non éligibles au changement de métrique. Dans ce cas, l'entreprise encourt un risque de non-conformité important et non anticipé.

Exemple de TCO sur 9 ans avec contrat entreprise (licences+support)

Par ailleurs, l'absence de contrat global est souvent un facteur de risque d'audit supplémentaire, surtout si la croissance est nulle ou faible ou si les achats ne sont pas cohérents avec certains indicateurs publics tels que l'augmentation des effectifs ou du chiffre d'affaires. L'éditeur trouvera de cette manière une nouvelle source de revenus pour pallier l'absence d'investissements réguliers.

- Achats au fur et à mesure avec maintenance

Certains éditeurs obligent toutefois leurs clients à s'acquitter d'une maintenance annuelle pour continuer à utiliser les licences acquises dans le passé. Dans ce cas, la stratégie d'achat de licences au fur et à mesure en dehors d'un contrat de type "unlimited" peut s'avérer gagnante si le client reste vigilant et maîtrise parfaitement le rythme de ses déploiements, en prenant garde à intégrer avec de nouveaux achats les pics de croissance pour rester conforme. Cette approche est valable surtout dans le cas d'un parc mature n'ayant plus vocation à croître de manière significative.

Nos convictions...

Meilleures remises, parc homogène, clauses juridiques uniques pour tous les produits, prévention du risque d'audit... Le TCO peut s'avérer au final plus avantageux avec un contrat global d'Entreprise bien négocié (cf schéma ci-dessous) mais surtout simplifier significativement le processus d'achat et de gestion des licences, à condition bien sûr de disposer de prévisions fiables et de maîtriser ses inventaires. Les contrats de type Entreprise permettent surtout de disposer des dernières mises à jour des logiciels, ce qui incite les clients à suivre les changements de version de plus près, évitant donc les projets d'upgrade massifs très onéreux.

Un contrat global peut être notamment une opportunité à saisir pour unifier un historique contractuel qui s'est stratifié dans le temps, en particulier lorsque coexistent pour un même éditeur des achats locaux et centralisés, ou lorsqu'un flou juridique persiste dans le cas de logiciels achetés avant ou après la fusion de deux éditeurs.

Exemple de TCO sur 9 ans avec achats au fil de l'eau sans support

Les achats au fur et à mesure des déploiements ne sont gérables qu'à condition de mettre en oeuvre une approche rationnelle des achats et une démarche de Software Asset Management, de préférence outillée. Certaines précautions permettront quant à elles de réduire la complexité, notamment l'alignement des échéances contractuelles par éditeur afin de gérer plus aisément les renouvellements et l'instauration de campagnes d'achat pour regrouper les demandes et bénéficier de l'effet volume au moment de la négociation.

Enfin, il est fortement conseillé de procéder à des inventaires fréquents afin de s'assurer que les déploiements suivent effectivement les roadmaps prévues pour éviter de générer des stocks (shelfware) en cas de déploiement trop lent ou bien des gaps de licences en cas de déploiement trop rapide.