[Tribune d'expert] Destruction de documents : sur site ou ailleurs ?

Le premier critère à prendre en compte dans le choix de la solution est la garantie de sécurité, puisque la responsabilité civile et pénale des chefs d'entreprise sont en jeu. En effet, les article 226-20 et 226-22 du Code pénal prévoient des peines d'emprisonnement et de fortes amendes pour divulgation d'information à caractère privé par imprudence ou négligence ou conservation de données personnelles au-delà du délai prévu par la loi.

Cependant, 58% des établissements jettent leurs documents sans les détruire selon des études du Crédoc (2008).* Il ressort également que 37 % des PME utilisent des destructeurs de documents, 1 % d'entre elles ont recours à une société privée tandis que 4 % combinent destructeurs de documents et services d'une société. De plus, les poubelles contenaient au moins un document confidentiel dans 67% des entreprises interrogées.

Ainsi, il existe des normes de sécurité précises, notamment la norme DIN graduée de un à cinq, le niveau DIN 5 concernant les documents dits top secret. De fait, selon les enjeux, les experts en sécurité de l'entreprise peuvent intervenir auprès des responsables des services généraux et acheteurs dans le choix de la solution.

La garantie de sécurité peut être apportée grâce au mode de destruction du papier. En effet, les destructeurs de documents découpent le papier de manière régulière, mais certains proposent un déchiquetage non hétérogène rendant la reconstitution des documents à l'aide d'ordinateur impossible. Dans le cadre d'une destruction de documents in situ la taille de coupe n'est pas formalisée, mais une attestation de destruction est délivrée.

Le principal avantage d'un service dit à domicile est le gain de temps car la prestation de destruction sur site évite de déplacer les documents à détruire à l'extérieur. En effet, les prestataires font acheminer un camion broyeur jusqu'aux locaux de l'entreprise. Cependant, toute une logistique est à mettre en place puisque si le camion ne vient par exemple qu'une fois par mois dans les locaux, comment et où stocker les documents en toute sécurité entre deux interventions ? Certains prestataires proposent alors des récupérateurs ou conteneurs sécurisés et fermés à clés dans lesquels les salariés jettent leurs documents entiers. Les prestations de destructions sur site peuvent s'effectuer ponctuellement ou par abonnement où les camions passent à intervalle réguliers. Les tarifs des abonnements ne varient pas en fonction d'un poids forfaitaire mais en fonction du nombre de personnes.

Le papier n'est plus le seul support à détruire

Dans le choix du mode de destruction de document, il ne faut pas oublier les nouveaux moyens de stocker les informations, les supports informatiques tels que les disques durs et clés USB. Les fabricants de destructeurs dits " personnels " et de " bureau " se sont adapté aux nouvelles exigences des entreprises et proposent ainsi des modèles de destructeurs permettant la destruction de nouveaux supports (CDRom, DVD, carte bleues, etc.), plus silencieux, avec une fonction anti-bourrage, la prise en charge d'agrafes, la réduction de la consommation d'énergie, etc. Mais la durée de ces destructeurs est parfois limitée et les coûts d'entretien des machines conséquents.

In situ ou non, les destructeurs et les fabricants offrent désormais des prestations et machines facilitant le tri sélectif.

Quel que soit la solution de destruction de document privilégiée, les deux critères principaux sont la sécurité et l'écologie.

*Les PME face au piratage des documents papier (Mai 2008 Crédoc)

L'expert : Alexandra Augé est responsable du développement de Sérénia, cabinet-conseil spécialisé dans l'optimisation des achats directs et indirects, et dans l'externalisation des achats et de la recherche d'avoirs.