[Avis d'expert] La signature électronique, pour une meilleure efficacité et une sécurisation des processus

La fonction achats, comme toutes les fonctions de l'entreprise, est concernée depuis quelques temps par la fameuse transformation digitale.La crise actuelle peut aussi être l'occasion d'introduire de nouveaux outils technologiques et des solutions en ligne pour leur permettre de prendre définitivement le virage de la digitalisation. Le défi est en tout cas le même: réussir à numériser les tâches à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur la création de valeur.

Parmi les nombreux cas d'usage listés depuis longtemps par la fonction (devis, bon de commande, accord de confidentialité, cahier des charges, contrat de prestation de services...), l'utilisation de la signature électronique peut être un bon point de départ. Cette dernière permet de rationaliser la relation fournisseur et le processus de gestion de contrat pour la fonction achat de l'entreprise.

1. Meilleure efficacité

La signature électronique permet de signer tout document ou contrat en ligne, depuis n'importe quel dispositif : smartphone, ordinateur, tablette. Toutes les tâches administratives fastidieuses et chronophages liées à la gestion documentaire papier se voient donc éliminées : impression, numérisation, envoi postal... Cela permet d'accélérer la conclusion de nouveaux accords, de plusieurs jours à quelques heures.

Au delà des gains de temps, l'intégration d'une solution de signature électronique dans le logiciel de l'entreprise permet d'améliorer l'efficacité les flux de travail en déclenchant des actions de manière automatique suite à la signature d'un contrat (transmission des informations, facturation, archivage...).

Enfin une solution de signature électronique permet également un meilleur suivi des dossiers. Elle offre une visibilité sur l'état du processus de signature. Par exemple, lorsque plusieurs signataires sont inclus dans un même processus de signature, elle permet notamment de voir quelle personne n'a pas encore signé et de programmer des relances automatiques pour éviter des pertes de temps inutiles.

2. Sécurisation des processus

La solution de signature électronique garantit la valeur juridique des contrats signés. En effet conforme au Règlement européen eIDAS, elle garantit l'identification de son signataire et l'intégrité du document signé. Cette solution offre aux directions des achats toutes les garanties de sécurité nécessaires à la gestion de contrats.

Pour chaque processus de signature, un document probant est généré contenant toutes les preuves électroniques du processus de signature, cela permet donc d'avoir une meilleure traçabilité du processus.