[Avis d'expert] Qu'apporte réellement le digital aux achats ?

À l'ère de la forte digitalisation que connaît le monde de l'entreprise, nombre d'entre elles ont depuis plusieurs années fait le pari du numérique. Ce phénomène s'appliquant à toutes les dimensions de l'entreprise, la fonction achat semble ne pas être épargnée. Et doit trouver sa place au sein d'une tendance qui apparaît comme incontournable.

Le métier d'acheteur comporte des fonctions qui diffèrent, tant en termes de temps dépensé que de valeur créée. Ainsi, tout au long du process achat, les tâches les plus chronophages ne sont pas forcément celles qui génèrent le plus de valeur, et qui sont synonymes d'une meilleure performance. Dans cette optique, les outils numériques adaptés aux achats peuvent représenter d'intéressants leviers de performance. Il conviendrait alors, pour les directions achats, de s'interroger sur les avantages que leurs équipes pourraient tirer d'une telle digitalisation des outils et méthodes de travail.

Un premier élément à prendre en compte est le potentiel des outils numériques, quant au gain de temps généré sur la réalisation des tâches opérationnelles. La digitalisation peut également avoir un impact positif considérable sur la maîtrise de l'information par les acheteurs. Enfin le lien entre outils numériques et mobilité des acheteurs sera abordé pour mettre en avant les bénéfices qui peuvent en être tirés.

La digitalisation des tâches opérationnelles : une première étape non négligeable

Gestion des factures fournisseurs, traitement des anomalies tarifaires, demandes d'achats, émissions de bons de commande, gestion des litiges... autant de tâches qui, au sein de certaines organisations, incombent encore aux acheteurs. S'il y a des missions dans le process achat qui peuvent être qualifiées de chronophages, répétitives et non stratégiques, ce sont bien celles énumérées ci-dessus.

Lorsque l'on sait que la réduction des coûts reste la priorité de la grande majorité des fonctions achat en France, et qu'en parallèle les tâches opérationnelles sont les plus chronophages - et les moins créatrices de valeur, il serait intéressant pour les directions achats de recourir à la digitalisation pour automatiser ces tâches. Les acheteurs pourraient ainsi se focaliser sur des aspects plus stratégiques propres à la fonction (gestion du risque fournisseur, sourcing stratégique, pilotage de la performance des fournisseurs clés), afin d'en retirer une plus grande valeur pour l'entreprise.

Dans cette perspective, il existe des solutions e-achats proposées sur le marché, qui permettent d'automatiser la gestion des tâches opérationnelles, et celles liées à des transactions (paiements, factures). Les solutions achats de type SaaS (software as a service, ou logiciel en tant que service) en sont un exemple : faciles d'accès (via un navigateur), à prix compétitifs, déployables rapidement, ces solutions ont l'avantage d'être modulaires et évolutives (des modules pouvant répondre à des besoins de plus en plus complexes et stratégiques pourront être intégrés à la solution initialement proposée).

Certains acheteurs consacrant 50 à 70 % de leur temps de travail sur des missions opérationnelles et administratives, le recours à de telles solutions représenterait autant de temps économisé, que les directions achats pourraient ré-allouer au sein de leurs équipes sur des missions à fortes valeur ajoutée.