L'Andra optimise ses achats avec Purchase-to-Pay de b-pack

Le logiciel de b-pack mis en œuvre à l'Andra (Agence nationale pour la gestion des déchets radioactifs) comprend des fonctionnalités telles que l’eProcurement, l’automatisation des workflows d’approbation ainsi que le suivi des fournisseurs. Ce projet permet d’optimiser les coûts et de contribuer au développement durable par la mise en place de flux dématérialisés qui éliminent les formulaires et les parapheurs.

L'Andra avait pour objectif de gérer toutes ses catégories d’achats au sein d’une unique plateforme, et notamment les prestations de services et intellectuelles, qui représentent la majorité de ses dépenses. L'organisme est désormais en mesure de gérer toutes les demandes et achats directement dans b-pack. Cette gestion globale améliore la visibilité de l'ensemble du processus, de la demande à la facturation, afin de réduire à terme les délais de traitement et de diminuer les coûts opérationnels. L'agence a également souhaité intégrer l’évaluation fournisseur dans l’outil de b-pack afin d’utiliser un seul référentiel pour les achats. Cette fonction sert à gérer la performance des fournisseurs et à estimer les risques via des critères d’évaluation.

Aurélien Larrat,chef de projet dématérialisation du processus achat et ingénieur achats à l’Andra, déclare : « Un tel projet informatique n’avait pas été mené depuis plus de dix ans à l’Andra. » Pour le réussir, une vaste mise en concurrence (plus de 30 outils étudiés, analysés et comparés) a été réalisée afin de répondre aux objectifs fixés par la direction générale d’améliorer le service interne (aux prescripteurs, aux approbateurs, aux contrôleurs de gestion et aux comptables) tout en apportant :

- Une ergonomie simple et conviviale, comparable à celle des produits de vente en ligne ;
- Un outil facilement paramétrable et évolutif, pour se rapprocher au maximum des processus et des formulaires existants ;
- Un outil permettant à chacun de voir où en est le traitement de l’expression de son besoin.

Une trentaine de spécialistes métiers et de futurs utilisateurs ont été associés pour adapter le produit aux besoins et contraintes et assurer le succès de ce projet. Comme pour tout nouveau système, le démarrage nécessite une période d’adaptation suivie d’améliorations à apporter, comme, par exemple interfacer cet outil avec SAP pour réduire les délais de traitement. D’ores et déjà, les retours sont jugés globalement positifs.

L’Agence nationale pour la gestion des déchets radioactifs est un Epic (établissement public à caractère industriel et commercial) créé par la loi du 30 décembre 1991. Ses missions ont été complétées par la loi de programme du 28 juin 2006 relative à la gestion durable des matières et déchets radioactifs. Indépendante des producteurs de déchets radioactifs, l’Andra est placée sous la tutelle des ministères chargés de l’énergie, de l’environnement et de la recherche. L’Andra met son expertise au service de l’État pour trouver, mettre et œuvre et garantir des solutions de gestion sûres pour l’ensemble des déchets radioactifs français afin de protéger les générations présentes et futures du risque qu’ils présentent.