Où en est la digitalisation de la fonction achat?

Signe de modernisation et de montée en maturité de la fonction, la digitalisation des achats continue de progresser. Pour preuve on ne parle plus seulement de numérisation des achats mais bien de fonction achats digitalisée. Alors, les directions achats sont-elles à l'aube de franchir une nouvelle étape technologique ou au contraire sont-elles en quête de nouvelles voies de transformation? La table ronde d'ouverture du Salon Solution e-achats, qui se tenait la semaine dernière à Paris, fut l'occasion pour les spécialistes du secteur de faire le point et de confronter leur ressentis à l'avis des principaux concernés: les acheteurs.

Une chose est sûre, l'adoption de solutions e-achats voire de SI achat complet se développe. "On constate une évolution importante du marché qui adresse désormais une typologie d'entreprises plus vaste avec un accroissement de l'adoption de solutions e-achats par un plus grand nombre de PME et d'ETI", souligne Julien Nadaud, CPO de Determine. Pour Pierre Laprée, directeur de Per Angusta, cette progression dans le taux d'adoption des solutions est directement liée à la maturité des services achats : "la fonction a mûri et n'est plus réservée aux grands groupes. De plus en plus de PME et ETI se dotent de solutions logicielles achats. Le secteur public également rattrape son retard en la matière avec en figure de proue les achats hospitaliers qui depuis 6 ans effectuent une forte montée en professionnalisation."

La transversalité crée un besoin de compliance

On assiste donc une généralisation des outils e-achats au sein des entreprises. De même, la dématérialisation des factures a permis aux entreprises de prendre conscience du bénéfice de rapprocher les services achats et finance. "Rapprocher les factures et les commandes offre une vision plus globale de la dépense. La chaîne de la dépense est en pleine transformation", estime Martial Gerardin, directeur du marché européen chez Proactis. Par voie de conséquence, les éditeurs constatent de plus en plus de projets achats directement menés par la finance. "Il n'y a plus de secteur à la traîne. On voit de plus en plus d'entreprises de taille intermédiaire qui poussent leur fonction achats soit via leur récente direction achats soit par la finance", relate Laurent Guillot, directeur général des opérations chez Oxalys Technologies.

Le fait de toucher des segments et des tailles d'entreprises plus variés pose toutefois la question pour les éditeurs de la largeur de l'offre et de la couverture de l'ensemble des besoins. De nombreuses PME n'ont pas les budgets et ressources des grands comptes mais montrent une appétence pour ces outils e-achats nécessaires à leur compétitivité. Si quelques éditeurs spécialisés se sont déjà positionnés sur ce segment, verra-t-on demain de grands éditeurs développer une solution e-achat adaptée au budget et aux spécificités opérationnelles des PME et TPE? Une chose est sûre, qu'il s'agisse de grands comptes ou d'entreprises plus modestes, les modes de fonctionnement internes ont changé. Exit les silos pour plus de transversalité. "Les services achats ne fonctionnent plus seuls, on le ressent avec la forte montée des sujets de compliance au sein des organisations", indique Anne Tessier-Chenebeau, directrice des ventes chez SynerTrade.

Uniformiser pour redonner le pouvoir aux acheteurs

D'où le besoin d'uniformiser la solution. Que l'entreprise soit un grand compte avec une présence à l'international ou une PME au rayonnement national, le fait d'adopter un fonctionnement transversal en interne implique de mettre en place une solution uniformisée, facilement accessible par les utilisateurs internes et les acheteurs. "Pour nous le maître mot était "redonner du pouvoir aux acheteurs". Avec plus de la moitié du volume d'achat en achats indirects il nous fallait urgemment une solution uniformisée pour que les acheteurs puissent récupérer de la visibilité sur la dépense," explique Stéphane Faustin Leybach, directeur achats et supply chain chez Naos, qui a réussi à imposer un SI achat alors que l'entreprise était en pleine refonte de son ERP. "Nous avons commencé par la brique utilisateurs pour avoir un maximum d'adhésion. Chaque année nous ajoutons une nouvelle brique au SI pour redonner progressivement le pouvoir aux acheteurs afin de mettre en place un SRM achat performant." Si le premier réflexe d'une entreprise reste donc de chercher des gains de productivité par la digitalisation, elle en vient ensuite à se recentrer sur le coeur de métier achat.

La digitalisation interroge donc sur le sens même des actions de l'acheteur. Que signifie digitaliser sinon dans un premier temps dématérialiser et automatiser. Si on peut considérer la phase de dématérialisation comme terminée, la phase d'automatisation, elle, est en cours dans de nombreuses entreprises, tous secteurs confondus. Mais digitaliser c'est aussi simplifier pour aller vers du self service. La question nodale qui se pose aujourd'hui est : est-ce que les acheteurs trouvent du sens dans ce qu'ils font? Il y a un vrai besoin de remise en question des anciens processus pour aller vers l'ouverture et la collaboration. "Les paradigmes technologiques ont changé et rendent désormais possible cette ouverture vers l'extérieur. Il est maintenant beaucoup plus simple de créent des ponts entre les éditeurs et leurs solutions", souligne Pierre Laprée de Per Angusta.

Ainsi, s'il n'y a pas de solution logicielle miracle, il existe des solutions de plus en plus flexibles et modulaires. "Il se posera toujours la question du choix de la full suite, comme il se posera toujours la question de la mise en place d'une solution de marché telle quelle ou de développements spécifiques. Cela dépend de la volonté, du besoin et de la culture de chaque entreprise. Ce qui est sûr c'est que les utilisateurs sont de plus en plus acteurs de nos solutions, souligne Nicolas Gudin, directeur de Basware France. On voit se dessiner un vrai binôme homme/machine avec pour nous éditeurs des problématiques de valorisation de l'homme par la machine."