[Fiche pratique] Pourquoi et comment réaliser une RFI ?

La mise en concurrence est un des leviers majeurs pour les acheteurs. Et son succès repose sur le choix méticuleux des fournisseurs mis en compétition. Dans ce contexte les processus de sélection amont sont déterminants. La RFI qui signifie "demande d'informations" (Request For Information) est utilisée pour aider acheteurs et prescripteurs dans leur sélection au moyen de critères objectifs. Elle peut également être utilisée dans le cadre d'un sourcing fournisseur (une recherche de nouvelle source d'approvisionnement, d'un nouveau fournisseur).

A noter que la RFI ne constitue en rien un engagement pré-contractuel, et ne donne pas forcément lieu à une consultation ultérieure. Il n'existe pas de "standard" concernant la forme que doit avoir une RFI. Elle peut prendre la forme d'un dossier ou d'un questionnaire à retourner par les fournisseurs, ou encore d'un formulaire en ligne à compléter.

Évaluer le fournisseur

Cette étape permet de s'assurer de la capacité du fournisseur à accompagner le client dans son projet. Cette capacité peut être évaluée à travers trois aspects. L'analyse financière, qui aide à déterminer la viabilité de l'activité du fournisseur. L'évaluation de la taille de l'entreprise, du chiffre d'affaires, du nombre de ressources et de clients ou encore de sa réactivité et de sa capacité de production, pour confirmer la capacité à prendre en charge votre projet. Enfin, les certifications et agréments du fournisseur permettent de s'assurer des conditions objectives de réalisation des biens ou services.

Évaluer le produit et/ou le service

Dans le prolongement de l'évaluation du fournisseur, celle du produit et/ou du service permet de confirmer la capacité du fournisseur de répondre au besoin. Ici c'est le prescripteur qui, par l'expression fonctionnelle et/ou technique de son besoin, indique ses attentes. Le client peut y apprendre si le produit est déjà utilisé dans son entreprise et bénéficier d'un retour d'expérience. La RFI permet ainsi de mesurer la faisabilité d'un projet sur un plan technique et financier.

A ce stade, pour évaluer le rapport de force auquel il sera soumis en cas de négociation, l'acheteur peut procéder à l'analyse de deux points. Quelle importance à ce produit et/ou service dans l'offre globale du fournisseur ? Que représente mon budget par rapport au chiffre d'affaires de ce produit et/ou service du fournisseur ?

Évaluer le degré de coopération juridique

Enfin à l'occasion du RFI, les conditions générales d'achats peuvent être soumises aux fournisseurs pour validation. L'attitude des fournisseurs (acceptation, refus, commentaires) peut permettre de faciliter le choix pour les étapes ultérieures.

A l'issue de la RFI l'acheteur est dès lors en mesure de sélectionner les fournisseurs les plus à même d'accompagner le client pour la réussite de son projet et d'anticiper l'ensemble des points clés de la négociation à venir.

L'acheteur est tel l'entraîneur qui observe ses joueurs à l'entraînement dans le but d'évaluer leurs qualités avant de les mettre sur le terrain pour un match réussi. Il évaluera ses fournisseurs lors de la RFI avant de les sélectionner pour un appel d'offre réussi.

Par Olivier Wajnsztok, directeur associé de Agile Buyer