Avec le recovery audit, récupérez vos trop-payés !

Couplant technologie d'analyse de données et expertise de consultants, le recovery audit permet de récupérer rapidement du cash et d'éviter de futurs trop-payés et autres anomalies comptables. Il offre surtout des clefs d'amélioration des processus. Le tout, sans risque et sans surcoût.

Réaliser des économies tout en solidifiant les process : la performance de la fonction achats est un enjeu stratégique pour les entreprises. C'est par une vigilance quotidienne et la vérification régulière de leurs contrats fournisseurs que les acheteurs s'attachent à remplir cet objectif. Mais d'autres gisements d'amélioration résident dans l'analyse de la comptabilité fournisseurs. S'y cachent en effet des doubles paiements de factures fournisseurs et des anomalies en matière de TVA déductible ; autant d'incidents qui grèvent la trésorerie.

Ce sont ces écarts que le recovery audit fournisseurs - déjà adopté par des entreprises comme Engie ou Bouygues Telecom - révèle et permet de corriger.

Des sources d'erreurs variées

Les anomalies dans la comptabilité fournisseurs concernent toutes les entreprises. Des défaillances du processus procure-to-pay en sont régulièrement à l'origine. Le cas le plus fréquent est celui de la facture sans bon de commande. La transformation numérique et la robotisation en expliquent d'autres : la reconnaissance optique de caractères (OCR), utilisée pour la numérisation des factures, a parfois des ratés. Un manque de communication entre les équipes opérationnelles, les acheteurs et les services comptables génère parfois des trop-payés (acomptes ou avoirs non enregistrés par exemple).

La complexité des règles en matière de TVA provoque également des erreurs, notamment lorsque la comptabilité est délocalisée. Par méconnaissance ou parce que cette taxe n'est pas clairement mentionnée sur la facture, les services comptables peuvent omettre d'enregistrer la TVA déductible.

Un audit exhaustif et sécurisé

Pour détecter ces erreurs, le recovery audit s'appuie sur l'exploration des données de comptabilité fournisseurs, grâce aux techniques de data-mining. L'analyse se fait à distance et elle est exhaustive. Sont relevées des erreurs passant sous le radar des contrôles et dispositifs de prévention habituels (que ce soit dans l'ERP, ou les contrôles détectifs internes ou externes). C'est le cas par exemple des doublons lorsque la facture a été enregistrée deux fois mais de manière non identique ; ou lorsque de la TVA déductible a été omise parce qu'elle figurait sur une facture à la présentation inhabituelle.

Après vérification des factures par les consultants, la TVA déductible oubliée donne lieu à une récupération quasi-immédiate sur simple déclaration. S'agissant des doubles paiements, les consultants procèdent au recouvrement après validation par l'entreprise. Leur expérience leur permet de récupérer les montants concernés, sans affecter la qualité des relations avec les fournisseurs.

Par ailleurs, des opérations de circularisation peuvent venir compléter les analyses. En mettant en regard la comptabilité de l'entreprise avec celle de ses fournisseurs, les experts sont capables de détecter d'éventuels avoirs en attente. Chez ABBD, leader du recovery audit, le savoir-faire de l'équipe dédiée à la circularisation permet d'obtenir un taux de retour de 70% auprès des fournisseurs sollicités.

De multiples bénéfices pour les acheteurs

Premier intérêt du recovery audit : il permet de récupérer rapidement du cash. Les doubles paiements cumulés peuvent représenter des montants importants. A titre d'exemple, en auditant trois exercices avec un volume d'achats de 3 milliards d'euros par an, une entreprise aéronautique a ainsi pu récupérer jusqu'à 1 million d'euros. Les consultants étant rémunérés au success-fee, il n'y a aucun surcoût pour l'entreprise.

Deuxième avantage : les erreurs détectées peuvent être corrigées, de manière à réaliser des économies de long terme. Les acheteurs trouvent dans le rapport d'audit des indicateurs de performance et des clefs d'amélioration de leur processus. L'analyse peut permettre d'appuyer une démarche de renforcement du processus procure-to-pay, en mettant en évidence la surreprésentation des factures non-associées à un bon de commande.

Dans la continuité de cet audit, les consultants peuvent proposer aux acheteurs de procéder à une analyse et un nettoyage de la base fournisseurs. Une bonne manière de se prémunir contre l'apparition de doublons et de paiements au mauvais tiers.

Enfin, il peut également être intéressant de coupler le recovery audit avec une analyse des contrats cadres, afin d'obtenir une vision complète du traitement des contrats établis et de la comptabilisation effective des factures.