DossierPanorama des achats dans l'automobile

1 - Le financement des flottes d'entreprise

L'entreprise peut répondre de différentes manières aux besoins de ses collaborateurs en matière de véhicules: remboursement des frais kilométriques, acquisition d'une flotte, location... Tour d'horizon des possibilités.

Indemnités kilométriques

Les avantages

Toutes les entreprises ne disposent pas d'une flotte automobile à leur nom. Certaines préfèrent opter pour le remboursement des frais kilométriques de leurs salariés nomades. La plupart du temps, c'est le barème fiscal, celui qui est indiqué dans les déclarations fiscales des revenus, qui est utilisé. Cela étant, rien n'empêche l'entreprise de proposer un autre tarif, négocié avec les salariés. Si ce dernier est plus élevé que le barème officiel, il faudra alors prouver sa validité en tenant compte des coûts justifiés par les collaborateurs. Dans le cas contraire, l'écart sera reclassé en avantage en nature.

Le remboursement des frais kilométriques offre de multiples avantages, tant pour l'entreprise que pour les collaborateurs. À commencer par la simplicité des règles établies, facilement assimilables par tous. Du côté des entreprises, il permet d'éviter l'immobilisation de ressources financières dans l'acquisition de véhicules. Les indemnités kilométriques exonèrent aussi les organisations du coût de gestion et des risques liés à l'utilisation des véhicules, lesquels sont entièrement supportés par les salariés. Du côté des collaborateurs, ce système laisse une liberté totale dans le choix du véhicule.

Les inconvénients

Ne pas maîtriser le choix du véhicule peut entraîner certaines aberrations concernant la motorisation mais aussi l'inadéquation entre le modèle et la mission du salarié. Le kilométrage est purement déclaratif. Il est souvent difficile à contrôler et s'avère, dans la majorité des cas, surévalué, entraînant un surcoût pour l'entreprise. Autre difficulté: l'impossibilité pour la société de contrôler la disponibilité du véhicule du salarié, dans le cas d'une révision, par exemple. Quant au barème, il est le plus souvent considéré par les salariés comme insuffisant et par l'employeur comme trop élevé, ce qui peut être source de conflits sociaux.

D'un point de vue plus commercial, l'entreprise ne maîtrise ni l'état ni l'apparence de la voiture du collaborateur, ce qui peut nuire à son image de marque. Enfin, les risques de redressement par l'Urssaf sont réels si l'entreprise prend en charge tout ou partie des frais fixes, si les kilométrages sont non justifiés et non contrôlés, et si le kilométrage annuel parcouru par le salarié dépasse les 20 000 kilomètres.

De plus, depuis la loi de finances 2006, l'entreprise doit payer la taxe sur les véhicules de société (TVS) pour les véhicules des collaborateurs, en fonction des kilomètres déclarés. Si le salarié choisit un véhicule fortement motorisé, dépassant par exemple 200 g d'émissions de CO₂ par kilomètre, l'entreprise sera pénalisée financièrement.

Acheter ou louer?

Pour fournir des véhicules à ses collaborateurs, l'entreprise dispose de plusieurs possibilités. Elle peut soit les acquérir en propre, au comptant ou à crédit, soit externaliser cette prestation via la location longue durée (LLD). Entre les deux, elle peut également opter pour la location avec option d'achat (LOA) qui est comparable au crédit-bail.

L'achat

Une entreprise peut acheter des véhicules en propre, comme n'importe quel particulier. Cette solution lu assure une totale maîtrise dans le choix des modèles. Quand l'entreprise est propriétaire de ses véhicules, ces derniers participent à sa valorisation globale. Néanmoins, l'achat en propre entraîne un alourdissement du bilan: il immobilise de la trésorerie, alors que celle-ci pourrait être utilisée à d'autres fins.

De plus, l'entreprise gère son parc automobile et donc endosse le risque d'une mauvaise valorisation du véhicule à la revente, en fin de vie. Or, cette fin de vie est parfois extrêmement lointaine. Cela entraîne alors une augmentation des coûts de détention et d'entretien du parc roulant, lequel est indispensable pour préserver l'image de la société.

La location avec option d'achat

• Les avantages

Identique au crédit-bail bien connu des entreprises, la location avec option d'achat (LOA) est un contrat de financement avec une option permettant le rachat du véhicule. Principal avantage pour l'entreprise: elle évite d'immobiliser des actifs pour disposer de véhicules. Il est aussi possible d'optimiser ce mode d'acquisition du point de vue fiscal, en jouant avec le premier loyer majoré, le dépôt de garantie et la faible valeur résiduelle des véhicules.

• Les inconvénients

La location avec option d'achat, solution souvent privilégiée par les experts-comptables, ne possède pas que des avantages. À commencer par le coût total d'acquisition des véhicules, qui est naturellement supérieur à l'achat au comptant, avec des écarts qui peuvent parfois devenir importants.

Quant aux loyers, qui n'apparaissent pas dans le bilan, ils peuvent fausser l'état réel de la santé de l'entreprise. Tout comme pour l'achat en propre, l'entreprise gère sa flotte et en particulier sa fréquence de renouvellement. Le parc va bien sûr vieillir, avec une augmentation du coût d'entretien et potentiellement une image de marque dévalorisée.

La location longue durée

• Les avantages

Il s'agit pour l'entreprise d'externaliser la fourniture des véhicules auprès d'un prestataire, une société de location longue durée (LLD). Différents contrats existent, allant de la simple fourniture et reprise des véhicules en fin de contrat, jusqu'à la prise en charge de l'entretien (y compris les pneus), ainsi que des services associés comme la fourniture d'un véhicule de remplacement. Grâce à leur expertise et leurs conseils, les sociétés de location longue durée peuvent aussi jouer un rôle important dans le choix des véhicules les plus appropriés à l'activité de l'entreprise.

Ayant toutes une excellente connaissance de la fiscalité et de la réglementation, elles permettent à l'entreprise cliente d'optimiser la gestion de son parc de véhicules. En outre, étant donné qu'il s'agit d'un contrat commercial entre l'entreprise et le loueur, il n'y a pas d'immobilisation d'actifs: ils restent ainsi intégralement disponibles pour les investissements de l'entreprise. Le principe de loyer permet aussi un lissage des coûts du parc de véhicules, évitant les à-coups de trésorerie et offrant la possibilité de réaliser des prévisions budgétaires plus facilement.

• Les inconvénients

Pour autant, les contrats de location peuvent être extrêmement contraignants pour l'entreprise, notamment au niveau de la durée et du kilométrage prévus. Les modifications des termes d'un contrat sont limitées et parfois même impossibles. Il faut donc vérifier, avant signature, la souplesse offerte par le contrat de location. Celui-ci doit parfaitement correspondre aux besoins de l'entreprise.

En fin de contrat, il est prévu que le véhicule soit restitué dans un état correspondant à une utilisation normale. Sinon, le loueur détermine les réparations à effectuer, ce que l'on appelle les frais de remise en état. Ceux-ci peuvent rapidement grimper si le véhicule est abîmé. Idem en ce qui concerne un véhicule ayant roulé davantage que ce qui était prévu dans le contrat (surcoûts de dépassement du kilométrage). Ces deux postes sont donc à surveiller de près pour ne pas plomber le budget prévisionnel. Reste enfin les coûts de gestion liés à l'externalisation de la prestation, qui peuvent être élevés.