Mieux gérer les audits de licence

Pour les acheteurs IT, l'achat de licence logicielle n'est pas sans risque. Pour mieux maîtriser ceux liés aux audits de licence, le CNA a organisé le 22 septembre 2022 un webinaire dédié. Ce dernier était animé par le cabinet ITLAW Avocats, expert en droit de l'informatique et du numérique. "La grande majorité des audits sont déclenchés suite à un comportement d'achat incohérent", a informé, en préambule, Marine Hardy, avocate et directrice des pôles innovation et sécurité chez ITLAW. Il peut s'agir, par exemple, de la mise en place de nouvelles méthodes d'achat, suite à un accompagnement d'un cabinet de conseil. "Dans ce cas, il est important d'anticiper la possibilité que l'éditeur fasse un audit", indique Marine Hardy.

Mise en place d'une stratégie

Qui dit anticipation, dit mise en place d'une stratégie. "Au moment où vous recevez une lettre d'audit, la première chose à faire est de constituer une équipe, un planning et un budget. Tout le monde doit se mettre en mode projet", explique Claudia Weber, avocate et fondatrice d'ITLAW. Chaque étape de l'audit (voir encadré) doit être prise en compte dans la stratégie. Cela nécessite de réaliser des analyses au préalable. "Il est important d'étudier le contrat, les métriques et le parc de licences", souligne Claudia Weber. Ce qui peut devenir très complexe. L'équipe projet doit donc intégrer trois compétences : un financier, un technicien (membre de la DSI) et un juriste.

Bien connaître ses droits

Les expertes sont ensuite revenues sur les droits des acheteurs en matière d'audits de licence. A commencer par la clause d'audit. "Si celle-ci n'est pas présente dans le contrat, l'éditeur ne peut pas exiger un audit", précise Claudia Weber. Elle encourage également les acheteurs à négocier cette clause, en particulier les aspects concernant le délai de réponse à l'audit et le nombre d'audits par an. Il est également fondamental de bien connaître son contrat. "Il existe différentes façons de contractualiser avec un éditeur. Il important de savoir de quoi est composé votre contrat", confirme Marine Hardy. Au-delà de la clause d'audit, l'avocate a aussi listé les autres paramètres à maîtriser, à savoir la définition du droit d'utilisation, la confidentialité, la résiliation/suspension et la clause de responsabilité. Cela permet d'avoir des leviers de négociation supplémentaires lors de l'établissement de la clause d'audit. "L'acheteur doit également comprendre et maîtriser les métriques", pointe Marine Hardy. Par ailleurs, la connaissance des droits de l'éditeur est essentielle pour mettre en place une réponse cohérente. "Le code de la propriété intellectuelle français donne le droit à l'éditeur de vérifier l'usage légitime de sa solution. Il peut donc demander à son client des comptes et contrôler qu'il utilise bien le nombre de licences commandées", rappelle Marine Hardy. En revanche, certaines pratiques représentent des moyens de pression illégitimes. "Il peut s'agir, par exemple, de métriques peu claires voire d'utiliser l'audit comme un moyen de pression dans le cadre d'une mise en concurrence", illustre Marine Hardy. Ces pratiques sont contestables juridiquement. Pour ne pas subir un audit, l'anticipation, la bonne connaissance du contrat et l'établissement d'une stratégie représentent des enjeux clés.