Choix du déménageur: le prix n'est pas le seul critère!

Effectuer le "bon" choix

Lors de la décision finale, plusieurs critères doivent entrer en ligne de compte. "Le prix ne doit pas représenter plus de 50% de la note finale", met en garde Christophe Mottu, directeur associé au cabinet Asteria Conseils. L'ancienneté, la santé financière et la taille de l'entreprise ont bien évidemment leur incidence. "Un prestataire qui dispose d'un effectif réduit en interne et fait principalement appel à la sous-traitance pour honorer les déménagements, peut manquer de réactivité et de flexibilité pour réquisitionner une équipe supplémentaire à la dernière minute", donne en exemple Philippe Chiche, président du groupe Mobiliteam.

De même, les références témoignent ou non de son expérience sur des chantiers équivalents. Recueillir les retours d'expériences de leurs clients est préconisé. "La qualité de l'encadrement et la coordination proposées par les prestataires sont des critères qui doivent être déterminants dans l'analyse des offres; 50% de la réussite d'un transfert étant intimement liées à sa préparation", avance Nathalie Ledemé Pütz. Effectivement, la préparation du déménagement doit être méticuleuse et ne laisser de côté aucune problématique, au risque de compromettre sa réussite et d'alourdir d'autant la facture à la sortie. "Nous venons de réaliser le transfert de 5000 postes. Dix-huit mois de préparation ont été nécessaires pour assurer six mois de déménagement. Il a fallu notamment recenser le matériel et le mobilier, définir une méthodologie, valider les séquences de transfert, informer les managers, réaliser un test grandeur nature pour vérifier la faisabilité du projet et des plans d'implantation, etc.", rapporte Philippe Chiche.

Tous les détails techniques du déménagement, comme ses impondérables, doivent être étudiés en amont. C'est par exemple se renseigner sur la possibilité de réquisitionner un ou plusieurs ascenseurs ou d'installer un monte-charge le jour J, vérifier la disponibilité des accès et l'autorisation de stationnement, etc. "Nous avons l'habitude d'organiser une réunion d'information avec les chefs de service de l'entreprise deux mois avant le jour J pour lever les éventuels problèmes en interne qui n'ont pas été résolus ni même abordés. Au cours de l'une d'entre elles, on s'est aperçu qu'un client avait sous-dimensionné le nombre d'armoires disponibles eu égard des documents des collaborateurs. Grâce à cette rencontre, nous avons pu repenser la répartition des armoires et organiser un clean day pour inciter au tri", met en avant Kevin Manchon. In fine, convier les prestataires se démarquant sur le papier à une soutenance orale permet ­d'affiner son choix. "C'est l'occasion de vérifier la cohésion et le professionnalisme des équipes", souligne Philippe Chiche.

Attention au chant des sirènes

En clair, il convient d'être attentif quant à la méthodologie déployée par le prestataire pour mener à bien l'opération et à sa capacité à gérer l'imprévisible. Et de comparer ses tarifs par rapport aux moyens techniques et humains dédiés à l'opération. "Le piège serait de se baser uniquement sur le tarif ou sur la productivité promise sans même consulter le profil des intervenants ni les services proposés par le prestataire, comme la mise en place d'astreintes par exemple", rappelle Jérôme Jaman. En moyenne, il faut compter entre 150 et 450 € HT, d'après Christophe Mottu, pour le déménagement d'un poste de travail complet selon les options choisies, les contraintes des sites d'arrivée et de départ (étages, présence d'un monte-charge, etc.). "Si l'entreprise souhaite confier l'emballage et le déballage des affaires personnelles de ses collaborateurs au déménageur, le surcoût est d'au moins 30 % par poste de travail", cite en exemple Kevin Manchon. Pareil, un déménagement programmé en soirée ou en week-end coûte en moyenne 25% plus cher. Mais ce surcoût peut être largement amorti par les gains d'exploitation. En bref, à chaque déménagement, sa solution.