[Tribune d'expert] Comment calculer les gains achats ?

Les gains, qui intègrent les réductions de capital et les réductions de dépenses budgétaires, sont souvent calculés sur un budget de 12 mois. La Finance distingue parfois la performance de l'acheteur de la conjoncture interne ("cost avoidance") et externe (fluctuation du prix du marché au-delà/en deçà de 4 %). Certaines directions achats, plus orientées résultats, n'intègrent pas l'inflation comme un facteur hors du contrôle de l'acheteur. Les formules de calcul les plus classiques se déclinent selon le type d'achat :

- Gains sur une dépense connue : cette formule s'applique aux achats récurrents. Il faut comparer le nouveau prix avec un prix de référence (nouveau prix - prix de référence) multiplié par le volume prévisionnel. Le prix de référence peut être le tarif précédemment appliqué, le prix public, la meilleure offre, l'offre moyenne, la dernière ou la première offre. Ce gain peut résulter d'une négociation de prix avec le fournisseur, d'une économie d'échelle réalisée grâce à une consolidation du volume, d'un changement de fournisseur, etc. Le choix du prix de référence, source de disparité entre les entreprises, est autant un avantage qu'un inconvénient. Mais, quel que soit le choix, les gains, qui sont plus ou moins élevés sur le papier, restent les mêmes dans l'absolu.

- Gains sur une dépense estimée : cette formule s'applique aux achats projet (ex. : externalisation). Quand on ne peut évaluer un prix de référence interne, un équivalent externe est appliqué (équivalent externe - coût actuel) multiplié par le volume prévisionnel. Ce calcul est fréquent quand on cherche une solution alternative de biens/services, ou quand il n'y a pas d'équivalent interne. Ce nouveau prix peut être le prix public, le prix issu d'une étude de marché, etc.

Cette méthode permet le calcul des gains sans référence interne mais avec une évaluation du coût actuel, elle-même coûteuse en temps et en argent et pas toujours exacte.

- Gains sur un budget : le nouveau prix est comparé au budget : budget prévisionnel - (prix unitaire multiplié par le volume prévisionnel). Cette méthode est adaptée aux moyens économiques de l'entreprise mais pas nécessairement réaliste vis-à-vis des prix du marché ou des prix appliqués avant.

L'inconvénient de toute méthode de calcul des gains estimés est la précision des volumes prévisionnels, qui constituent eux-mêmes, en partie, la base de calculs des budgets. Dans les services d'achats publics, le suivi du reporting des gains d'un projet en respecte l'évolution réelle : gain identifié (première idée de l'acheteur), gain ciblé (affiné après autorisation) et gain sécurisé (réévalué et réajusté à l'issue du projet).

Bien que les gains permettent de quantifier une partie de la valeur ajoutée de l'acheteur, il est important de garder en tête que les gains ne sont pas la seule mission de l'acheteur ni la seule finalité de l'entreprise...