[Fiche pratique] Optimisation des process de gestion de l'intérim

Lorsqu'une entreprise souhaite réduire ses dépenses en intérim, elle peut être tentée de se focaliser uniquement sur la renégociation des conditions tarifaires : coefficients de délégation et de gestion, RFA... Or, même s'il s'agit d'une prestation de services, il convient de raisonner en cout complet en prenant en compte tous les coûts associés et cachés de l'intérim. Appliqué au poste de dépense qu'est le recours au travail temporaire, ce raisonnement amène les entreprises utilisatrices à s'interroger sur leur process de gestion de l'intérim. Optimiser sa gestion d'intérim permet aussi bien de réduire les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée qu'améliorer le suivi opérationnel et financier de l'intérim pour mieux appréhender et piloter cette catégorie d'achats.

1. Audit interne préliminaire

Pour optimiser son intérim, il convient dans un premier temps d'identifier les différentes tâches du processus qui est en place dans l'entreprise utilisatrice. Ce processus démarre à l'expression du besoin et se poursuit jusqu'à la facturation, en passant par le passage de commande auprès des entreprises de travail temporaire (ETT) et le suivi des contrats de mission. Pour valoriser le volume d'ETP en charge de la gestion de l'intérim, il faut garder à l'esprit que les différentes tâches incombent à divers interlocuteurs : les Ressources Humaines, les Achats, mais également les services utilisateurs de personnel intérimaire, la comptabilité, et le contrôle de gestion. Selon les process en place, on observe des écarts allant du simple au double (exemple: 1 ETP permanent gère entre 80 à 200 intérimaires dans certaines entreprises utilisatrices).

Au-delà de l'identification des tâches, il s'agit également de faire l'inventaire des outils utilisés pour la gestion courante de l'intérim. En interne, l'entreprise utilisatrice peut avoir mis en place des outils pour le passage de commande (des fiches de postes, une trame de bon de commande, des tests de recrutement), pour le suivi des horaires (badgeuse/pointeuse, trame de suivi des horaires), pour le suivi des contrats et de la facturation (logiciel de comptabilité...) ou encore pour le suivi de la dépense et des KPI (trame de reporting). Un logiciel de gestion de l'intérim peut d'ores et déjà être en place. L'entreprise utilisatrice peut également recevoir des reportings de la part des agences de travail temporaire, sous un format personnalisé et standardisé ou non.

2. Méthodes d'optimisations internes

Lorsque l'on cherche à optimiser sa gestion de l'intérim, il y a un premier travail préalable consiste à redéfinir précisément les profils recherchés par les opérationnels. Ce travail sert de base à l'écriture des fiches de postes qui seront transmises aux agences. Une fiche de postes inadéquate peut avoir des conséquences sur le vivier disponible car trop souvent, les agences écartent trop rapidement des candidatures potentielles (ex : demander des " maitrise des outils informatiques " alors qu'il s'agit seulement d'opérations de saisie basiques pouvant être facilement acquise en formation d'embauche). Les ETT seront alors à même de sourcer des intérimaires correspondant davantage aux besoins de l'entreprise utilisatrice.

Le suivi de la performance de vos agences passe notamment par un contrôle des KPI de la prestation. Il est important de ne pas se limiter aux KPI standards proposés mais de définir les KPI pertinents par rapport à votre problématique (ex : temps de réponse à partir de l'envoi de la demande, taux de contrôle de présence, etc).

Enfin, lorsque l'on ne dispose pas de logiciel de gestion, il est possible de définir une trame de reporting commune à l'ensemble de vos fournisseurs. Cela facilitera la compilation et l'exploitation des données sociales et financières.

3. Méthodes d'optimisations externes

3.1.Via les prestataires d'intérim classique

3.1.1.Implant ou agence hébergée

Pour des sites à forte consommation en intérim, une solution supplémentaire pour réduire le temps de gestion de l'intérim de vos équipes RH consiste à étudier la faisabilité de déployer une agence hébergée. La quasi-totalité des agences de travail temporaire ont décliné cette méthode de travail à travers leurs offres. L'idée est d'avoir une agence d'intérim dédiée à votre site à temps plein ou à temps partiel selon le volume de commande, la plupart du temps dans vos locaux. Cette solution permet d'assurer une meilleure réactivité de l'agence grâce à sa proximité avec les utilisateurs (par exemple, présence lors des réunions de production) qui lui confère une connaissance fine de vos besoins. En contrepartie, cette position stratégique lui permet d'atteindre facilement plus de 80% des commandes de votre site. Ce type de prestation permet même d'obtenir des conditions tarifaires plus avantageuses. Cette solution s'inscrit donc dans une véritable stratégie achats des entreprises. Le point de rentabilité pour qu'une ETT déploie une agence hébergée à temps plein est d'environ 50 ETP intérimaires par mois. Mais les ETT se sont adaptées au marché pour proposer un implant à temps partiel pour en cas de seuil inférieur.

3.1.2. MSP

Pour une externalisation plus poussée de la gestion des ressources temporaires, il existe une solution qui connait un développement croissant sur le territoire national. Cette solution appelée Neutral Vendor ou MSP (Managed Service Provider) consiste à faire appel à un prestataire de service indépendant des agences d'intérim pour gérer vos ressources temporaires d'un bout à l'autre de la chaine de valeur. Le coût de la solution va cette fois dépendre de la prestation confiée. Il y a donc une évaluation financière à réaliser pour mettre en perspective le coût fixe d'une telle solution par rapport au volume d'intérim confié.

Illustration des modes de gestion de l'intérim :

3.1.3. Agences en ligne

Face à l'ancrage des agences d'intérim traditionnelles, l'ère de la digitalisation a permis d'accueillir sur le marché des prestataires 100% en ligne. Plusieurs acteurs digitaux se targuent de capter un vivier très large grâce à leur service entièrement dématérialisé qui répond aux attentes aussi bien des entreprises utilisatrices que des candidats hyper connectés. Les frais de structure de ces agences 2.0, extrêmement réduits, leur permettent un positionnement tarifaire très compétitif. Cependant, puisqu'il est important de bien connaitre le marché local de l'emploi lorsque l'intérim est un élément stratégique de l'entreprise utilisatrice, ces prestataires digitaux sont en premier lieu sollicités en complément d'agences physiques classiques en vue d'une prise de chiffre d'affaires progressive.

3.2. Ou via un logiciel de gestion

Vu la criticité et la complexité de la gestion de l'intérim, la mise en place d'une solution logiciel de gestion de l'intérim parait incontournable, même pour un volume d'intérim restreint. L'offre est désormais mature et large pour répondre aux attentes des entreprises utilisatrices. La plupart des acteurs ont même scindé leurs produits en différents modules et proposent des outils sur-mesure à leur client. Au-delà de la réduction du temps de gestion que le logiciel apporte (concernant la vérification manuelle de la facturation, le passage de commande habituellement par mail ou téléphone), cela contribue aussi à réduire le risque juridique qui plane sur l'entreprise utilisatrice (motif de recours, délai de carence, durée maximale de 18 mois ...) et permet un meilleur suivi des indicateurs sociaux et des KPI grâce à la centralisation des données des différentes agences.

Pour aller plus loin dans l'optimisation du poste intérim, on peut s'interroger sur l'usage des ressources temporaire. Un audit du profil de consommation (saisonnalité, durée moyenne des contrats, part d'intérim structurel et conjoncturel ...) peut permettre d'identifier les alternatives à l'intérim classique.