Chez Accor, "Les achats ont un rôle croissant dans la gestion des projets"

Face à l'arrivée d'acteurs comme Airbnb sur ce secteur très concurrentiel, les hôteliers doivent développer de nouveaux concepts. Les achats, et notamment la famille des FF&E "Furniture, Fixtures and Equipement", chez Accor, ont un rôle moteur à jouer dans la gestion de ces nouveaux projets.

Les achats, impliqués dans la gestion de projets. Ces trois dernières années, l'équipe FF&E a participé à des projets toute marque, tout segment, chambres, services généraux ou salles de réunion."En ce moment, par exemple, nous travaillons sur le déploiement de la nouvelle chambre Novotel", commente Karine Charretier.

Concrètement, pour sortir un nouveau concept de chambre, le marketing rédige un brief complété par les équipes design et technique. L'ensemble de ces consignes sert à établir le cahier des charges pour lancer un concours auprès de cabinets d'architectes décorateurs. En parallèle, une équipe projet est constituée. Cette dernière, pluridisciplinaire, se compose d'un représentant de chaque service (design, marketing, technique, développement durable, achats, etc.). "Dans les premières étapes, nous montons une première chambre dite "laboratoire" pour concrétiser la vue 3D. Une fois les appels d'offres finalisés, nous réalisons une chambre dite "témoin", que nous assimilons à une première de série. Cette chambre témoin est ensuite testée par des clients et par des opérationnels pour valider son lancement sur le réseau. Ainsi, pour la nouvelle chambre Ibis, nous avons interrogé 100 fournisseurs de 11 nationalités différentes pour 60 références produits. Au final, 18 ont été retenus. Pour la sélection des produits, nous organisons des workshops. Finalement, notre position dans le pilotage du triangle "coût, qualité, délai" au travers des solutions produits/fournisseurs nous amène à devenir des contributeurs 'moteurs' " , raconte Karine Charretier.

Il faut compter 12 à 18 mois de projet entre la décision du marketing de lancer un nouveau concept et sa mise à disposition pour déploiement. "En fin de projet, nous devons aussi être actifs dans la phase de communication. Notre action consiste en la rédaction et la mise à disposition d'outils auprès du réseau et des franchisés afin que toute personne souhaitant passer commande puisse avoir accès aux informations sur les éléments que nous avons négociés et contractualisés (spécifications, prix, délais, autres conditions commerciales...)", complète-t-elle.

Démontrer la valeur ajoutée des achats dans ce process. Selon Karine Charretier, les achats apportent une valeur ajoutée au moins dans deux domaines : d'une part, dans la structure du planning, de la conception à la finalisation des appels d'offres et ce qui en découle ; et d'autre part, dans le travail d'analyse de la valeur pour atteindre les objectifs de coûts, et pour amener l'équipe à hiérarchiser les fonctions prioritaires et recadrer le périmètre. "Nous avons aussi un rôle pédagogique auprès de l'équipe projet, notamment pour expliquer que le travail des achats ne se limite pas à un rôle de négociation mais est beaucoup plus large. En faisant participer chaque membre de l'équipe, qu'il soit du design, du marketing ou de la technique, à la sélection des produits fournisseurs, nous leur faisons déjà mieux comprendre les problématiques liées à notre métier, partager les contraintes de production des fournisseurs, etc. Certains membres viennent valider en usine les prototypes et c'est aussi l'occasion, pour eux, de découvrir l'outil industriel de nos partenaires. Les fournisseurs comprennent qu'en mode projet, les décisions se prennent de façon collégiale", achève la responsable des achats FF&E.