Pour économiser, les communes achètent groupées
Se regrouper entre communes non liées pour les achats spécifiques et coûteux
Les groupements d'achats entre communes non liées s'effectuent principalement pour répondre à des besoins spécifiques qui ne peuvent être satisfaits ni par des groupements réalisés à l'échelle intercommunale, ni par des centrales d'achats. Il s'agit surtout de marchés très techniques et spécifiques aux volumes financiers importants, avec, souvent, un fournisseur bien identifié notamment lors d'achats dans le domaine des transports. En septembre 2009, les agglomérations de Brest et Dijon avaient ainsi choisi conjointement Alstom pour l'achat groupé de rames de tramways. Via ce groupement de commandes, les deux villes avaient pu réaliser entre 12 et 20 millions d'euros d'économies. Autre exemple avec Nantes et Angers qui se sont regroupées en 2013 pour acheter ensemble et tester cinq bus articulés hybrides diesel/électrique. Le secteur de l'habitat n'échappe pas non plus à cette logique. Rennes Métropole s'est ainsi rapproché de l'agglomération de Grenoble. Mais la pérennité de tels regroupements - au service souvent de projets emblématiques et politiques - est régulièrement remise en cause lors d'élections municipales.
Des difficultés à surmonter
Si les gains financiers escomptés sont importants, la mise en place de tels groupements entre communes géographiquement éloignées nécessite quelques prérequis. "Cela nécessite au préalable une analyse du besoin en commun et nous conseillons fortement la présence d'un référent de chaque côté", explique Alain Bénard de l'AAP, ajoutant qu'"il faut un pilote bien identifié. Sa mission: aller voir chaque collectivité pour identifier avec elle son besoin. C'est assez simple à mettre en place". Une analyse du besoin capitale qui, bâclée, peut s'avérer contre-productive et plus coûteuse, in fine, pour une commune. Explication de l'AAP: "En raison d'une mauvaise analyse du besoin, nous avons observé que certaines collectivités ne réitéraient pas l'opération. Elles se sont aperçu qu'elles n'avaient pas besoin de ce type de procédures au regard des montants qu'elles dépensaient sur ces mêmes prestations. Elles pensaient qu'un groupement de commandes leur permettrait d'avoir de meilleurs prix, ce qu'elles ont eu mais le montant de leurs volumes de commandes n'était pas à la hauteur du montant du marché estimé, elles auraient pu donc se passer d'une procédure formalisée."
Sur un plan opérationnel, les aspects logistiques ne sont pas non plus à négliger. "Cela fait partie de l'analyse du besoin car, en fonction de la typologie des achats, il est important de bien identifier les dessertes de livraison des structures et de préciser s'il y a des facilités d'accès (ascenseurs...), des étages...", recommande Alain Bénard.
À la fin du groupement, l'acheteur doit également penser à faire un état des lieux: le groupement a-t-il fonctionné? Les prix étaient-ils intéressants? La convention exécutive du groupement a-t-elle bien été suivie et respectée? Quels sont les points à améliorer? " Nous disons aux acheteurs de ne pas oublier de boucler leurs procédures par un reporting sans oublier d'auditionner les clients pour savoir si les prestations ont bien été exécutées. Cela commence à venir dans les collectivités moyennes de plus de 10000 habitants car cela fait partie souvent de leur charte qualité", témoigne Alain Bénard.
Wilfrid Clément, responsable du service marchés publics à Rennes Métropole et à la ville de Rennes
"Lorsque nous arrivons au stade de la commission d'appel d'offres, la présence physique est obligatoire"
"Rennes Métropole a mutualisé les achats courants avec la ville de Rennes. Pour les achats techniques, nous avons réalisé quelques groupements de commandes avec d'autres collectivités. Nous avons ainsi acheté en 2013 avec Tisséo, syndicat mixte de transport en commun (SMTC) de la ville de Toulouse, des systèmes de récupération d'énergie au freinage pour nos deux métros VAL. Outre l'intérêt financier, nous avons amélioré la prestation: grâce à un marché négocié, chacun a aidé l'autre à mieux identifier ses besoins. Par ailleurs, nous avons acquis avec les agglomérations de Grenoble et Dunkerque, un logiciel de gestion d'aides à la pierre. Dans le cadre des aides à l'habitat, un prestataire a été désigné par les services de l'État. Nous avons donc fait ce groupement de commandes dans le but d'acheter ce logiciel pour ensuite l'adapter à nos propres besoins. Si ce type de groupement se justifie pour l'achat de commandes très techniques et spécifiques, cela demeure très complexe à mettre en oeuvre et à gérer dès lors que l'on arrive à trois membres car cela nécessite des déplacements. Si nous pouvons travailler par mail ou visioconférence, lorsque nous arrivons au stade de la commission d'appel d'offres, la présence physique est obligatoire. Le prochain défi sera la transition du groupement de commandes vers un système de centrale d'achats."
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