En amont, ce groupement de commande a fait l'objet d'une présentation succincte devant un panel d'opérateurs économiques locaux afin de les sensibiliser et de les informer sur les enjeux de la commande publique, la politique d'achat responsable de la CARL et les actions induites. "Nous avons de jeunes entreprises potentiellement en lice, essentiellement des TPE. Nous devons rendre cette consultation attractive et accessible", souligne Johanna Tendon. De plus, dans le cadre du sourcing, un questionnaire à compléter sera publié sur le JOUE puis sur le profil acheteur de la CARL, informant les opérateurs économiques des sessions d'information sur la carte d'achat et la facturation électronique.

A l'issue de la sélection, un accord-cadre à bons de commande multi-attributaires sera conclu pour chacun des lots géographiques, à savoir les six entités adhérentes au groupement, dans un souci d'efficacité. Six sous-lots techniques ont été définis par familles de produits (petits matériels et machines de bureau, classements et archivages, informatique et bureautique, papiers et enveloppes, petites fournitures, fournitures scolaires), pour coller au plus près des attentes des personnes publiques membres. Quant au suivi juridique du marché, il doit être assuré par la DAJA de la CARL. Cette dernière a largement contribué à la procédure de recensement des besoins en fournitures de bureau et de gestion des stocks qui englobe des outils de suivi et de contrôle pour diminuer sensiblement le gaspillage.

Il a été ainsi convenu que le logiciel de gestion de stocks et de magasin virtuel, qui est utilisé par la CARL, soit dorénavant employé par les autres membres du groupement. Une fiche d'audit du marché sera également remplie par chaque acheteur des membres du groupement dans un outil de partage."C'est un document qui va recenser tous les événements de l'exécution technique et financière du marché, notamment les écueils. Cela va permettre de noter les prestataires et d'avoir des données de base pour les éventuelles modifications de contrats en cours", commente Johanna Tendon.

Groupements à venir ?

Dès le 1er janvier 2020, certaines entités du groupement utiliseront une carte d'achat, ce qui permettra de réduire le délai global de paiement (le paiement effectif d'un fournisseur pourra intervenir entre 24 à 72 heures). L'utilisation de la carte d'achat devrait être progressivement étendue aux autres entités par le biais d'avenants. Chaque année, les économies dégagées seront mesurées par chacun des membres du groupement par l'intermédiaire d'une base de données depuis laquelle seront répertoriés les différentiels de prix obtenus grâce aux contrat-cadres.

Mais les gains ne sont pas exclusivement d'ordre financier selon Johanna Tendon. "L'achat groupé améliore grandement la cohésion entre les acheteurs des membres du groupement et participe à créer une véritable synergie de groupe. Cela permet de gagner en efficacité en mutualisant les procédures de passation des contrats et en faisant des économies substantielles d'heures de travail et de frais de procédures". Le groupement d'achat devrait aussi contribuer, dans le respect de la règlementation, à nouer des relations plus étroites avec les opérateurs économiques, comme l'ambitionne la CARL qui signera la charte Relations Fournisseurs Responsables, en partenariat avec le Médiateur des Entreprises, en octobre.

Dans les mois à venir, l'expérience de groupement de commande pourrait être dupliquée sur d'autres catégories d'achats, si cette technique d'achats s'avérait concluante. Un projet de groupement de commande permanent sur plusieurs familles d'achats, entre la CARL et son OTI, est également déjà à l'étude.