DossierBonnes pratiques : quand le secteur public s'inspire du privé

Publié par Marie-Amélie Fenoll et Jérôme Pouponnot le 15/01/2014

4 - Alléger la lourdeur administrative

Dématérialiser les échanges, simplifier les modalités administratives ou effectuer des réunions avec les fournisseurs sont autant de leviers mis en place par les acheteurs publics pour alléger la lourdeur administrative.

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" Les acheteurs publics ont pris conscience que la lourdeur administrative dans les procédures était un frein ", déclare Sébastien Taupiac (Ugap). À la question "Avez-vous mis en place des outils ou des solutions pour simplifier l'exécution des marchés ?", les acheteurs citent la dématérialisation des échanges (commandes, factures, etc.), la simplification des modalités administratives d'exécution ou encore des réunions avec les fournisseurs. Dans le même souci de simplification des démarches, 32 % des personnes interrogées envisagent d'imposer la dématérialisation dans les réponses aux appels d'offres à l'ensemble des achats. Une bonne nouvelle dont se félicite Sébastien Taupiac (Ugap) : " La France doit faire le nécessaire en ce sens car, dans trois ou quatre ans, le mouvement en faveur de la dématérialisation va s'accélérer en Europe. "

L'externalisation des achats n'est plus un sujet tabou. 62 % des sondés avouent y recourir.

Parmi les autres sujets évoqués, l'accès des TPE/PME à la commande publique est toujours d'actualité. Plus de 50 % des PME sont titulaires de 32 % des marchés publics (en quantité). Pour leur favoriser davantage l'accès, les acteurs publics ont alloti leurs marchés, allégé leurs DCE (dossier de consultation des entreprises), dématérialisé leurs marchés et en ont assuré une meilleure diffusion. Ils ont également eu recours au sourcing.

L'accélération de l'externalisation

Enfin, " l'externalisation des achats n'est plus un sujet tabou ", avance Sébastien Taupiac. Ainsi, 62 % des répondants avouent externaliser ces derniers. Et plus de la moitié d'entre eux (62 %) le fait pour 10 à 30 % de leurs achats. Près de 40 % externalisent auprès d'une centrale d'achat et 36 % dans le cadre d'un groupement de commandes. " Tout peut s'externaliser, affirme le directeur délégué aux offres complexes de l'Ugap. C'est pourquoi nous avons pour projet de lancer une offre sur les voyages et déplacements courant 2014. " La restauration collective, les voyages et les déplacements ou encore la formation sont des types d'achats immatériels que les acteurs publics songent de plus en plus à externaliser. Aujourd'hui, la restauration collective tout comme les prestations intellectuelles représente 7 % des achats mis à l'extérieur tandis que les voyages et déplacements sont externalisés à hauteur de 5 %.

" Au final, les acheteurs publics ont conscience que l'acte d'achat, pour être performant, se découpe en trois étapes : l'amont (professionnalisation des acheteurs/sourcing, études de marché), la procédure elle-même (suivi approfondi de l'exécution) et l'aval (paiement rapide des fournisseurs) ", conclut Sébastien Taupiac.