Hôpitaux : 3 clés pour bien préparer la certification de ses comptes en 2014

Alors que le gouvernement s’est engagé à réduire les dépenses publiques, l’Etat semble vouloir montrer l’exemple et faire preuve de plus en plus de rigueur dans la gestion de ses établissements publics, et notamment celle des hôpitaux. Ceux-ci doivent
désormais faire face à de nouvelles contraintes. Les hôpitaux publics devront faire certifier leurs comptes dès 2014.

1. Ajuster l'inventaire de l'actif comptable

Les hôpitaux publics se préparent actuellement à la certification des comptes prévue pour 2014. L’ajustement de l’inventaire et de l’actif comptable, qui représentent des enjeux fondamentaux en termes de qualité comptable est le point de départ de toute fiabilisation. Pourtant, rares sont les établissements qui disposent aujourd’hui d’un inventaire de leur parc et des moyens humains et techniques pour le maintenir à jour. Il est donc recommandé, face au volume des actifs à traiter, de commencer dès début 2013 ces ajustements face à l’échéance de la certification.

Toutefois, la situation financière des hôpitaux publics ne permet raisonnablement pas de mettre en place un inventaire précis et détaillé de l’ensemble des biens immobilisables, ni de dédier une équipe complète au suivi quotidien de ces biens.

2. Mettre en place des actions sur l'actif ayant le plus de valeur

Des actions prioritaires doivent donc être mises en place sur l’actif ayant le plus de valeur, à savoir les bâtiments (et leurs agencements), le matériel biomédical et le matériel informatique. Ces catégories de biens représentent en général
près de 90% de la valeur. Les autres comptes tels que le mobilier de bureau ou le mobilier hospitalier, qui représentent des milliers d’articles mais une valeur faible peuvent être mis à jour selon des méthodes statistiques afin de s’approcher au mieux de la réalité.
Après ce « nettoyage » initial, il est primordial d’adapter les procédures de gestion actuelle afin de pérenniser cet inventaire
et faciliter l’actualisation régulière des bases comptables.

3. Préparer au mieux les budgets des services

Ce travail est en cours de réalisation par Lowendalmasaï auprès du CHU d’Angers. Au-delà de la certification des comptes, la gestion des immobilisations dans les hôpitaux publics tend à se rapprocher de celle des entreprises privées. En dehors du côté « obligatoire » de la certification des comptes, les hôpitaux, comme de nombreux établissements publics profitent de cette échéance pour réaliser l’inventaire de leur parc et la fiabilisation de leurs actifs. La connaissance de leur actif et de son utilisation leur permet en effet de préparer au mieux les budgets des services, en adaptant le budget « investissement » et « fonctionnement » et de programmer les besoins futurs par une meilleure connaissance de la durée de vie des équipements.

Ce travail permet également d’avoir tous les éléments pour rédiger les AO en cas de renouvellement de parc, de mieux organiser les déménagements, mais aussi de connaître le stock de l’ensemble des biens et son état avant l’achat d’un nouvel équipement. Enfin, il permet à l’établissement public d’améliorer le flux d’entrée et le processus d’achat global (qui achète quoi, est-ce un nouveau bien ou un renouvellement, processus de donation, etc.) ainsi que le contrôle des sorties (destruction, vol, etc.) et donc d’ajuster régulièrement les contrats de maintenance en fonction de l’état du parc, etc. Tous ces points concourent à une gestion rigoureuse, et à la réalisation d’économies sur le long terme.

4. Pour aller plus loin

• Hôpitaux: la rationalisation des achats s'accélère
• Achats hospitaliers : lancement du programme PHARE
• UniHA : deux accords-cadres pour renforcer la fonction achats au sein des hôpitaux publics
• L'Assistance publique-Hôpitaux de Marseille récompensée