Démat des factures: comment gagner en efficacité dans le secteur public?

"On arrive au bout des limites des gains achats dans certains domaines (IT, ...) et dans les domaines des services comme le gardiennage ou la propreté, la baisse des prix peut entraîner une baisse de la qualité. De ce fait, aujourd'hui, la réponse pour des gains achats c'est celle du processus (de paiement et de facturation)", explique Edward Jossa, président de l'Ugap en introduction à la matinée matinée "optimisation de la dépense publique" organisée par l'Ugap le 18 juin dernier. "On observe également un passage de l'achat de biens et services aux solutions achats liées à l'usage comme le leasing pour une flotte automobile ou le co-working dans l'immobilier Ce qui conduit à des modes de tarification plus sophistiqués".

Manque de fluidité et rejet des factures

Le secteur public s'est lancé dans la dématérialisation avec les portails Chorus et plus récemment Chorus Pro. Malgré tout, un manque de fluidification persiste avec notamment le rejet des factures. "On a arrêté de fluidifier les processus pour accélérer les paiements", explique Christian Babusiaux, vice-président exécutif du cercle de la réforme de l'État. Cependant, l'obligation de numérisation intégrale dès 2020, le projet de la création d'une agence comptable ou encore l'attente d'un texte réglementaire pour la suppression de la certification du service fait pour les services récurrents, qui est encore trop souvent un motif de rejet dans la facturation devraient participer à une amélioration de la chaine de la dépense publique. Ainsi, par définition, la constatation du service fait intervient avant la saisie de la facture. de la prestation ou de la livraison du bien. Cela consiste à vérifier la réalité de la dette. Et apparaît comme un élément de blocage dans le processus de facturation. "70% des factures arrivent où le service fait n'est pas réalisé. Ce qui fait revenir plusieurs fois sur la facture", estime Emmanuel Spinat, sous-directeur à la direction des finances et des achats à la Mairie de Paris.

"Pour une vision unifiée entre les achats et l'exécution de la dépense"

"Mais au-delà de la technique, il faut une meilleure qualité de la facturation, revoir certaines organisations trop complexes qui peuvent engendrer des ruptures ou de la lenteur", souligne Christian Babusiaux, vice-président exécutif du cercle de la réforme de l'État. Ainsi, avant de s'attaquer au sujet même du numérique, il s'agit de revoir certains modes d'organisations pour améliorer l'efficacité du processus comme le résume Emmanuel Spinat, sous-directeur à la direction des finances et des achats de la Mairie de Paris : "un processus n'est pas fluide quand il est dans un système d'information avec un SI qui exécute les dépenses et un autre SI qui gère les achats. Pour une digitalisation réussie, il faut une vision unifiée entre les achats et l'exécution de la dépense". Ainsi, à la mairie de Paris, une entité unique pilote le SI du financement achats.

De l'IA pour la gestion de la fraude

Un avis partagé par Régine Diyani, directrice de l'agence pour l'informatique financière de l'État (AIFE) qui a notamment en charge les outils Chorus et Chorus Pro : "Le coeur de la transformation est l'évolution de la dépense publique. Se concentrer sur l'aspect informatique et réglementaire n'est pas porteur pour faire évoluer la chaine de la dépense publique". Aujourd'hui, 14 000 structures publiques et 400 000 entreprises sont passées à Chorus Pro. "Nous envisageons de traiter 100 millions de factures par an", explique la directrice de l'AIFE. Une réflexion a été menée sur l'intégration d'API's, d'un chat bot ou encore de l'intelligence artificielle (IA) au sein de Chorus Pro. "L'IA peut ainsi permettre de mieux cibler les factures que la direction générale des Finances publiques (DGFIP) veut vérifier", explique Régine Diyani de l'AIFE. A la direction générale des finances publiques, le recours à l'IA est aussi utilisé dans le mécanisme de gestion de la fraude grâce à un système d'identification de virements faits depuis l'étranger. "Mais cela peut avoir des limites. C'est encore un outil apprenant", conclut Olivier Touvenin, chef du service comptable de l'Etat à la direction générale des finances publiques.