Acheteurs publics, pensez au dialogue compétitif

Lorsqu'il est question d'achat public une des remarques les plus fréquentes venant des opérateurs économiques est l'aspect contraignant des procédures et les délais importants dans la passation des marchés. Si cette remarque était justifiée il y a 10 ans, elle l'est moins aujourd'hui ne serait-ce que parce qu'il existe désormais un nombre de méthodes de sélection des candidats et de contractualisation plus large. Le dialogue compétitif en fait partie. Certes plus long, il peut se révéler très utile à bien des égards notamment lorsque les contours du projet ne sont pas encore bien nets. Car pour faire preuve d'agilité il ne suffit pas d'aller vite mais d'aller dans la même direction sans quoi les dégâts en terme de temps et d'investissement peuvent être importants.

Dans le cadre du programme de développement de la smart région, qui vise, excusez du peu, à faire de la région Ile-de-France la première région "smart" d'Europe, la région Ile-de-France s'est donné comme objectif de développer une "smart plateforme" à horizon 2030. Un projet d'envergure avec de forts enjeux en termes d'infrastructures, de concentration de données, de services innovants et d'open innovation avec des interactions des secteurs public/privé. "Le seul problème est que le projet n'était au départ pas complètement définit, raconte Gwennaëlle Costa Le Vaillant, directrice du programme Smart Région pour la région Ile-de-France. En effet, la plupart des services finaux qui seront mis à disposition n'ont tout simplement pas encore été inventé. Il nous était donc difficile de définir précisément les contours d'un marché qui allait évoluer en cours de route."

Face à ce type de contrainte, il n'y a pas d'autre option que de se montrer innovant. Très vite les équipes se sont organisées en mode projet : "Nous avons réuni les directions juridique, commande publique, opération et achat, explique Gwennaëlle Costa Le Vaillant. Notre premier travail fut de définir la procédure la plus adaptée à nos problématiques." Finalement entre l'appel d'offre classique, le partenariat d'innovation, la PCN ou le dialogue compétitif, le choix s'est porté sur ce dernier. "Nous avons procédé en deux étapes : l'appel à candidature et dans un second temps la réception des offres. Suite à l'appel à candidature, 8 candidats ou plutôt 8 groupements de fournisseurs ont répondu. Nous avons sélectionné les 3 groupements les plus pertinents et leur avons envoyé une première version de cahier des charges", explique Mehdi Necib, responsable des achats à la région Ile-de-France. S'en est suivi une rencontre avec les candidats et un premier round de 4h de discussion avec les porteurs du projets, les achats et les fournisseurs. "Cela nous a permis de préciser différents aspects. Nous nous sommes aperçus notamment que nous avions mal définit notre besoin et cela nous a permis de rectifier des incompréhension", estime Gwennaëlle Costa Le Vaillant. Un 2^e round a eu lieu par la suite afin de resserrer encore l'étau et de mettre à plat notamment toutes les questions liées à la propriété intellectuelle des solutions déployées.

A date, la région Ile-de-France a reçu l'offre finale des 3 groupements qui sont passés en commission d'appel d'offre, et s'apprête à adresser le marché. "Cette manière de procéder nous a permis d'avoir un très haut niveau de qualité de prestation et de compréhension mutuelle, souligne Gwennaëlle Costa Le Vaillant. En tant que directrice opérationnelle je suis rassurée d'avoir déjà pu rencontré et échanger avec les fournisseurs." Enfin, côté achats la performance est bien là : "Cette série d'échanges nous a permis de réaliser des gains financiers substantiels sans rogner sur la qualité technique et ainsi d'être en-deçà du budget initial alloué", indique Mehdi Necib.